Jak używać ClickUp do zarządzania projektami i rozwijania firmy

Wszyscy przedsiębiorcy stoją przed wyzwaniem: jak można usprawnić zarządzanie swoją firmą, organizować lepiej projekty, monitorować realizację zadań, gromadzić i analizować rzetelne informacje o swojej organizacji i zespole  oraz prawidłowo kontrolować czas pracy pracowników. W każdej organizacji, która się rozwija, a każda firma musi się rozwijać, wcześniej czy później pojawią się takie pytania. Początkowo, gdy zespół jest mały, a firmą zarządza bezpośrednio jej właściciel, aby zapewnić jak najlepszą realizację zadań bez opóźnień i z zachowaniem wysokiej jakości musi się on bardzo mocno angażować w każdy obszar swojej organizacji. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa tworzą się problemy, które koniecznie wymagają wsparcia systemowego.

Oszczędność czasu i efektywniejsza organizacja pracy — to jedne z kluczowych wyzwań, z którymi boryka się każde rozwijające się przedsiębiorstwo. Z pomocą przychodzą różne narzędzia do zarządzania zadaniami, mierzenia czasu ich realizacji i ogólnie organizacji pracy całych projektów. W niniejszym artykule skupiamy się na jednym z nich — systemie ClickUp, który uważamy za wyjątkowo wartościowe narzędzie do zarządzania projektami i pracą firmy, zespołu.

Rozważasz wdrożenie systemu ClickUp w swojej firmie? Jeżeli tak, to ten artykuł z pewnością Ci pomoże. Dodatkowo możesz liczyć na nasze wsparcie, o którym więcej dowiesz się na końcu artykułu.

A więc czym jest ClickUp?

ClickUp to wszechstronne narzędzie do zarządzania firmą, jej zadaniami, zespołem i projektami. Pozwala na sprawne zarządzanie projektami, organizowanie pracy z zadaniami i dokumentami, komunikację pomiędzy pracownikami, zarządzanie czasem oraz raportowanie i analizę danych. Zaprojektowane zostało tak, aby umożliwić, jak najlepszą organizację pracy i ułatwić ją nawet mniej zaawansowanym technologicznie użytkownikom.

Poniżej przedstawiamy w krótki sposób najważniejsze cechy i funkcje ClickUp z perspektywy zarządzania organizacją.

Zadania

To kluczowa funkcja, która umożliwia efektywną organizację pracy w firmie. Zadania pozwalają zorganizować odpowiednio realizację pracy określonych obszarów organizacji. W zależności od złożoności procesów i czynności w konkretnym dziale lub projekcie można pracować w jednym zadaniu lub wykorzystać funkcjonalność subzadań. Przykładowo, jeżeli jakieś zadanie wymaga zaangażowania kilku osób to warto je podzielić na subzadania, aby każdy miał swój obszar do realizacji. Możliwość tworzenia subzadań pozwala na podzielenie projektów na mniejsze, bardziej zarządzalne części, co umożliwia skuteczne zaangażowanie kilku osób w realizację jednego projektu. Dzięki temu, jako osoba zarządzająca, masz pełną kontrolę nad przebiegiem realizacji, co umożliwia ocenę rentowności, efektywności pracowników oraz oszacowanie kosztów przyszłych usług.

W ramach zadań istnieje wiele dodatkowych funkcji, które pozwolą Ci efektywnie i precyzyjnie zarządzać swoimi projektami. Funkcje takie jak komentarze, tagi, checklisty, pola niestandardowe, zależności między zadaniami i ustawianie priorytetów, umożliwiają opisanie szczegółów zadania i lepsze przekazanie potrzeb i wymagań realizującym. Istnieje możliwość tworzenia nagrań głosowych lub wideo, które pomogą w bardziej wizualnym i interaktywnym wyjaśnieniu danego zadania.

Dobre wykorzystanie funkcji zadań usprawnia także analizę ich wykonania, co pozwala lepiej analizować pracę zespołu i wprowadzać zmiany i usprawnienia oparte o zebrane dane.

Przykładowe zadanie w ClickUp

Mierzenie czasu

Obecnie mierzenie czasu staje się wymogiem w każdej firmie, potrzeba poznania czasochłonności poszczególnych zadań w organizacji, a także wydajności pracy poszczególnych członków zespołu istotnie wpływa na poprawę rentowności firmy. Mierzenie czasu jest fundamentalne dla osiągnięcia sukcesu w optymalizacji procesów i wydajności pracy, ale niestety nie wszyscy doceniają jego znaczenie. Przynosi wiele korzyści, zarówno pracownikom, jak i zarządzającym. Pracownicy mają dokładny pomiar swojego czasu pracy, a zarządzający, bardziej precyzyjne informacje o dostępności zasobów, dzięki czemu lepiej planują projekty. Poprzez skuteczne mierzenie czasu i uwzględnianie tego w procesie estymacji, zarządzający są w stanie odpowiednio wyceniać projekty, co jest szczególnie istotne przy rozliczeniach z Klientami.

ClickUp oferuje wbudowane narzędzie do liczenia czasu, które działa bardzo sprawnie i intuicyjnie, a od pracownika nie wymaga dużego zaangażowania. Natomiast z punktu widzenia zarządzającego lub właściciela ClickUp oferuje rozbudowany system analizy i raportowania czasu pracy zespołu.

Mierzenie czasu w ClickUp

Praca z dokumentami

ClickUp oferuje własny system tworzenia i przechowywania dokumentów, jest to  świetna funkcjonalność, która pozwala na trzymanie w jednym systemie dokumentów związanych z projektami i zadaniami. Nie musisz już korzystać z innych zewnętrznych narzędzi. W ClickUp masz możliwość tworzenia różnego rodzaju dokumentów, takich jak instrukcje, procedury, notatki i inne, które będą Ci potrzebne. W ClickUp jest wiele opcji, takich jak formatowanie tekstu, tworzenie tabel, checklist, list rozwijanych, dodawanie komentarzy, grafik itd. Kreatywność i potrzeby użytkownika są tutaj nieograniczone. Dodatkowo dokumenty można łączyć z  istniejącymi już w organizacji dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi czy prezentacjami.

Przykładowy dokument w ClickUp

Szablony

ClickUp oferuje funkcję szablonów, która umożliwia oszczędzanie czasu i ujednolicenie procesów. To kolejna bardzo przydatna funkcjonalność systemu Clickup, z której możesz korzystać na 2 sposoby:

1. Możesz skorzystać z gotowych szablonów, które są w systemie np. zaczynasz pracę z Clickup i masz na początku dosłownie pusty system. W tym momencie, aby nie konfigurować ręcznie takich elementów jak space, foldery, listy, statusy itd. przychodzą z pomocą szablony. Wystarczy wybrać szablon dostosowany do potrzeb Twojej firmy, aby zaoszczędzić sporo czasu i uzyskać spójne i efektywne procesy. Mogą to być szablony CRM, sprintów, projektów, związane z różnymi obszarami firmy np. marketingiem, HR, produkcją itp.
2. Możesz tworzyć własne szablony, np. tworzysz pewne zadania regularnie i mają one tę samą konstrukcję np. kiedy pojawia się u Ciebie nowy klient, to zakładasz na niego 1 zadanie główne i 8 podzadań (wysłać ofertę, przypomnieć się, umówić spotkanie itd.), co ma pomóc poprowadzić całą obsługę klienta w możliwie jak najbardziej sprawny sposób. Innym przykładem są zadania do zgłaszania błędów „BUG” w firmach IT, w których struktura zawsze jest taka sama (tytuł, opis problemu, jak się to zauważyło, gdzie itd.). Do takich celów najlepiej jest wykorzystać funkcję szablonu. Jedno stworzone zadanie + ewentualne podzadania z odpowiednim opisem, wskazówkami zapisujesz jako szablon, a później jedynie generujesz gotowe zadania, które wystarczy uzupełnić. To doskonały sposób na zapewnienie spójnej i efektywnej realizacji powtarzalnych procesów.

3 szablony w ClickUp

Masowe wykonywanie operacji na zadaniach

Kolejna ciekawa funkcjonalność to możliwość wykonywania pewnych czynności jednocześnie na wielu zadaniach. Jeżeli musiałeś przeklikiwać wiele zadań jednocześnie, wykonując taką samą zmianę, to na pewno docenisz tę opcję. Wystarczy zaznaczyć kilka wybranych zadań i pojawi się górne menu, w którym możesz jednym kliknięciem m.in. zmienić status, ustawić osoby obserwujące, przypisać osoby odpowiedzialne, zmienić datę, wszystko jednocześnie na kilku zaznaczonych zadaniach. To doskonały sposób na zwiększenie wydajności i ułatwienie zarządzania swoimi zadaniami.

Szybsze zarządzanie zadaniami w ClickUp

Jak wspomnieliśmy na początku artykułu, jeżeli widzisz potrzebę procesowego zarządzania firmą i wdrożenia systemu ClickUp nasz ekspert pomoże Ci szybko i skutecznie wdrożyć system, unikając błędów i trudności, które często pojawiają się podczas samodzielnej implementacji na różnych płaszczyznach:

1. Nieprawidłowe zrozumienie sposobu korzystania z systemu. Wiele firm popełnia błędy podczas używania lub konfiguracji ClickUp. 
2. Negatywne nastawienie pracowników do wprowadzenia nowego narzędzia, które postrzegają jako sposób na kontrolowanie ich pracy.
3. Wprowadzenie złych nawyków, które utrudnią poprawienie i efektywniejsze wykorzystanie systemu w przyszłości. 

Z naszym wsparciem unikniesz tych problemów i szybko wdrożysz skuteczne rozwiązanie. O wsparciu eksperta możesz poczytać więcej w artykule https://menter.pl/dlaczego-do-wdrozenia-clickup-powinienes-zatrudnic-specjaliste/