Jakich informacji dostarczy Ci instrukcja?
- jak przejść przez cały proces rejestracji,
- jak założyć darmowe konto ClickUp,
- podstawowych informacji o konfiguracji tego coraz popularniejszego systemu do zarządzania projektami i zadaniami.
Poniżej prezentujemy opis krok po kroku, jakie działania powinieneś podjąć, aby zacząć korzystać z systemu ClickUp:
1. Rejestracja
Wejdź na stronę www.clickup.com i kliknij przycisk „Sign Up”. Jeśli planujesz korzystać z ClickUp w swojej firmie, zaleca się rejestrację z użyciem głównego adresu e-mail firmy. Natomiast jeśli chcesz wykonać tylko pierwsze testy, lepiej skorzystać z adresu e-mail, którego nie będziesz używać w przyszłości do obsługi ClickUp.
Następnie pojawi się okno z polami do wypełnienia. Wpisz imię i hasło (musi mieć przynajmniej 8 znaków, w tym przynajmniej 1 duża litera, 1 cyfra lub znak specjalny). Przykład: Janeczek1623. Po wpisaniu imienia i hasła zaznacz checkboksy i kliknij przycisk: Play with ClickUp.
Po rejestracji kolejnym krokiem jest potwierdzenie adresu e-mail. Aby to zrobić, wejdź na swoją skrzynkę e-mail i pobierz kod weryfikujący. Następnie skopiuj go do odpowiedniego pola na stronie internetowej ClickUp. Dzięki temu będziesz mógł korzystać z pełnej funkcjonalności systemu.
2. Wstępna konfiguracja
Po potwierdzeniu adresu e-mail, następnym krokiem jest wstępna konfiguracja systemu ClickUp. Aby rozpocząć, kliknij przycisk „Let’s do it!”. W trakcie tego procesu będziesz miał możliwość skonfigurowania podstawowych ustawień, takich jak nazwa swojego zespołu, preferencje dotyczące widoku itp., co pozwoli Ci na dopasowanie interfejsu i funkcjonalności do swoich potrzeb. Po zakończeniu tego etapu będziesz mógł rozpocząć korzystanie z systemu ClickUp.
Skonfigurowanie podstawowych ustawień
1. Nazwij swoje miejsce pracy. Możesz użyć nazwy firmy, organizacji.
2. Dostosuj awatar swojego miejsca pracy. Możesz dodać własny obraz (np. logo firmy) lub wybrać zaproponowany awatar z wybranym kolorem.
3. Wybierz swój ulubiony motyw kolorystyczny.
4. Wskaż, ile osób pracuje w Twoim zespole.
5. Jak chciałbyś korzystać z ClickUp – wybierz swoją branżę, a system zaproponuje Ci odpowiedni szablon.
6. Odpowiedz na pytanie ankietowe: Skąd dowiedziałeś się o ClickUp?
Będzie nam bardzo miło, jeśli zechcesz polecić nas jako źródło informacji. Możesz to zrobić, klikając w opcję: Other i wpisując w pole tekstowe: menter.pl
Dziękujemy!
7. Możesz zaprosić zespół do korzystania z ClickUp. Nie jest to krok obowiązkowy. Lepszą opcją jest zaproszenie kolejnych osób do używania systemu, gdy już ukończysz proces konfiguracji.
8. Odpowiedz na pytanie: Czy korzystasz z którejś z tych aplikacji?
9. Odpowiedz na pytanie: Czy używasz któregoś z tych narzędzi do zarządzania projektami? System pyta, czy korzystasz z innych aplikacji, których zawartość chcesz przenieść do ClickUp. To przydatna funkcja, jednak wymaga wcześniejszego zaplanowania integracji, aby zapewnić prawidłowe przeniesienie danych. Przed rozpoczęciem importu należy rozważyć, jakie elementy z obecnego systemu, takie jak space lub foldery, powinny być przeniesione do ClickUp. Jeżeli na liście nie ma narzędzia, z którego korzystasz, możesz użyć pliku CSV do zaimportowania zadań.
10. To ostatni krok. Wystarczy kliknąć przycisk, by móc korzystać z systemu ClickUp.
3. Praca z ClickUp
Po wstępnej konfiguracji otrzymujesz domyślny widok, w którym masz założony pierwszy space (lewe menu) i dwa domyślne widoki do zadań „List”, czyli klasyczna lista zadań oraz „Board”, czyli tablica w układzie kanban (górne menu).
Należy pamiętać, że struktura organizacyjna w ClickUp opiera się o elementy:
- WorkSpace, czyli wspomniana nazwa konta.
- Space, czyli główny obszar (może być kilka takich Space’ów).
- Folder to grupowanie różnych obszarów, np. „marketing”, „sprzedaż” i „serwis”.
- List to kolejny sposób grupowania zadań, wiele list można dodać pod folderami.
- Task to konkretne narzędzie do zarządzania zadaniami w firmie. Jeśli zadanie jest bardzo rozległe lub wymaga udziału wielu osób, można skorzystać z kolejnego elementu struktury.
- Subtasks to podzadania, które pomagają zorganizować pracę w ramach większych zadań np. przygotowanie zamówienia w firmie produkcyjnej można podzielić na podzadania, i tak zadanie „wyprodukować produkt X” można podzielić na podzadania: koncepcja graficzno-projektowa, prototyp i produkcja właściwa.
Zatem stwórzmy kilka elementów:
Folder, listy i zadania – klikając w napis „Folder”, otworzysz okno konfiguracji folderu. System od razu pozwoli Ci tworzyć listy, do których automatycznie doda przykładowe zadania. Możesz to zrobić samodzielnie lub skorzystać z gotowych szablonów dostępnych pod nazwą Templates.
W przypadku ręcznego wyklinania folderu wskaż nazwę, skonfiguruj listy.
Wskaż, do którego space ma być przydzielony dany folder. Na naszym szkoleniowym przykładzie mamy jeden. Możesz też zaznaczyć opcję „Make Private”, dzięki czemu folder będzie dostępny tylko dla Ciebie i nikt inny nie będzie miał do niego dostępu.
Wybierz, jakie statusy będą funkcjonować w ramach tego folderu.
Skoro mamy już wstępnie ułożoną strukturę to na tym etapie warto przejrzeć kilka ważnych ustawień w „My settings”.
Początek tygodnia kalendarzowego — ustawiasz oczywiście poniedziałek.
Format czasu – masz tutaj do wyboru format czasu, jaki używamy. Wybierasz format 24. Jeżeli tego nie zmienisz, będzie miał widoczność godzin z użyciem „PM” i „AM”.
Format daty – zmień format daty na standard europejski, tj. dzień, miesiąc i rok.
Dodanie komentarza po kliknięciu enter – często, gdy chcemy przejść w naszym komentarzu do kolejnej linii, dodać punktowanie to niechcący dodajemy komentarz. Jeśli włączysz tę funkcję, to komentarz będziesz dodawać, używając kombinacji klawiszy CTRL + ENTER lub naciskając przycisk „Comment”. Dzięki temu unikniesz niechcianego dodawania komentarzy podczas przechodzenia do nowej linii lub dodawania punktowania.
Dark Mode, czyli tryb ciemny. To funkcja, która pozwala na zmianę kolorystyki interfejsu na ciemne tło i jasne teksty, co może być przydatne w warunkach o ograniczonym świetle lub po prostu dla wygody użytkowania. To może pomóc w redukcji męczących dla oczu jasnych świateł i zwiększyć komfort podczas długiej pracy. Możesz włączyć go na dwa sposoby:
1. W menu dolnym, co automatycznie zmieni cały interfejs ClickUp na tryb ciemny.
2. Ustawiając tylko boczne menu za pomocą górnego menu ustawień „darksidebar”.
4. Struktura organizacyjna Clickup
Po lewej stronie masz nawigację do przełączania się między listami, folderami czy spaceami.
Ważne jest to, że klikając w daną listę, widzisz zadania, które znajdują się w wybranej liście, natomiast jeżeli klikniesz w folder, to zobaczysz zadania znajdujące się we wszystkich listach pod tym folderem. Warto pokolorować poszczególne listy (kropki przy nazwach list), aby ułatwić codzienną pracę — zadania będą pogrupowane w oparciu o wybrany kolor, jak na screenie pokazanym poniżej.
Po kliknięciu space będziesz widział wszystkie zadania ze wszystkich folderów i space’ów. Ponadto możesz wybrać na liście opcję „everything”, dzięki czemu będziesz widział zadania ze wszystkich space’ów.
Do tej pory prezentowaliśmy zadania na widoku listy. W górnym menu możesz zmienić ten widok. Na potrzeby tej instrukcji pokażemy widok w układzie tablicy kanbana. Masz jednak dużo opcji tworzenia widoków za pomocą górnego menu i przycisku „+ View”.
5. Operacyjna praca w Clickup
Dodawanie zadań – najprostszym sposobem jest dodanie zadania z poziomu listy. Możesz dodać z widoku listy oraz board. W przypadku dodawania z poziomu listy zadań musisz kliknąć przy nazwie listy „New task”.
Zadanie zawsze będzie uruchomiało się w pierwszym statusie, który znajduje się na liście statusów, czyli w naszym przykładzie „to do”. Możesz dodawać zadanie z poziomu listy i określonych statusów, jednak polecamy stosować dodawanie zadań od statusu początkowego, aby określone zadanie miało zachowaną historię. Oczywiście są sytuacje, w których dodajemy do systemu już zrealizowane zadanie i chcemy zachować w systemie Clickup realizację, czas, opis itd.
Jeżeli zauwązyłeś, że brakuje jakiejś okresłonej listy, to masz możliwość dodać kolejną za pomocą plusika przy folderze.
Listę też możemy przesuwać i ustawiać na innym poziomie wszystkich list jeżeli np. jakaś lista powinna być na górze to po prostu chwyć ją myszką i przenieć w górę.
Dodawanie nowego space – na górze listy dokumentów masz opcję „+ NEW SPACE”. Możesz wykonać to ręcznie lub skorzystać z szablonów. My to wykonamy ręcznie. Czylii w pierwszym kroku wskażemy nazwę.
Następnie kolor oraz jeżeli jest potrzeba to jakąś ikonkę. Również można wgrać własny obrazek np. logo klienta.
Następnie decydujemy czy space ma być prywatny czy widoczny dla wszystkich członków zespołu. Możesz przydzielić również określone osoby.
Następnie wybieramy podstawowy szablon statusów.
Następnie wskazujemy jakie elementy mają być przypisywane do zadań np. priorytety, tagi, kamienie milowe dla zadania, estymacja czasu.
Kolejny krok to włączenie widoków dla danego space np. lista zadań, tablica. Ponadto musimy wskazać który widok ma być domyślnym widokiem.
Na koniec mamy podsumowanie tego co skonfigurowaliśmy przy tworzeniu space. Jest to moment w którym można jeszcze się cofnąć. Jeżeli jest ok to klikamy „Create space”.
W nowym space nie ma list ani folderów, także należy to skonfigurować.
Jak możemy Ci pomóc?
Mamy nadzieję, że artykuł okazał się dla Ciebie pomocną instrukcją. Chcemy tylko zaznaczyć, że wdrożenie systemu ClickUp, zwłaszcza samodzielne, bez wsparcia ekspertów może być pełne wyzwań i łatwo o popełnienie błędów, które mogą ograniczać efektywność i wykorzystanie systemu przez Twoją firmę. Dlatego zachęcamy do rozważenia naszej pomocy przy wdrożeniu systemu ClickUp.
Jako specjaliści w tej dziedzinie, pomożemy Ci i Twojemu zespołowi przeprowadzić proces wdrożenia bezproblemowo i zapewnimy wsparcie dla wszystkich pracowników, by z łatwością i zaufaniem korzystali z nowego narzędzia. Dostosujemy też odpowiedni wariant, by był on odpowiedni dla Twoich potrzeb i możliwości finansowych.
Jeśli zastanawiasz się czy potrzebujesz pomocy ekspetów, przeczytaj https://menter.pl/dlaczego-do-wdrozenia-clickup-powinienes-zatrudnic-specjaliste/
Rozważasz wsparcie ekspertów we wdrożeniu ClickUp?
Skorzystaj z darmowej 30-minutowej konsultacji, podczas której możesz omówić swoje potrzeby i otrzymać eksperckie porady na najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.
Udostępnij
Więcej artykułów od naszych ekspertów
Sztuczna Inteligencja jako Katalizator Innowacji: Wykorzystanie AI w Tworzeniu Nowych Produktów i Usług
Według raportu Deloitte, 82% firm uważa, że sztuczna inteligencja odgrywa kluczową rolę...
ClickUp Whiteboards: Odkryj Moc Cyfrowej Tablicy
ClickUp Whiteboards są cyfrowymi tablicami do pracy, które pozwalają na kreatywne i...
Case Study Projekt-Consulting: Nowy System Zarządzania Firmą w Oparciu o Wdrożenie ClickUp.
Wyzwanie: Projekt-Consulting, firma specjalizująca się w obszarze projektów publicznych...
ClickUp vs. Tradycyjne narzędzia: Które lepiej zarządzają Twoim życiem zawodowym?
Efektywne zarządzanie czasem i zadaniami jest kluczowym elementem sukcesu, zarówno dla...
Rewolucja Cyfrowa 2023: Kluczowa Rola Transformacji Cyfrowej w Nowoczesnym Świecie
W obliczu szybko zmieniającego się świata, pojęcie cyfryzacji stało się jednym z...
Profesjonalne wdrożenie ClickUp tylko ze specjalistą. Sprawdź, dlaczego to takie ważne!
Jeżeli czytasz ten artykuł, to prawdopodobnie jesteś już w momencie, w którym...
Dlaczego do wdrożenia ClickUp powinieneś zatrudnić specjalistę?
Profesjonalne wdrożenie ClickUp tylko ze specjalistą. Sprawdź, dlaczego to takie ważne!...
6 szablonów ClickUp, które zwiększą Twoją produktywność i skuteczność zarządzania w social mediach
Efektywne zarządzanie mediami społecznościowymi wymaga precyzji, kreatywności i...
Sztuczna inteligencja w praktyce: Wykorzystaj potencjał AI w zarządzaniu projektami
Jako kierownik projektu odczuwasz coraz większą presję, która wynika z szybkiego tempa...
Wykorzystanie ClickUp do cyfryzacji małej firmy: klucz do sukcesu w erze cyfrowej
W praktyce dla wszystkich firm cyfryzacja jest kluczem do sukcesu we współczesnym...