ClickUp – jak założyć konto i wykonać pierwszą konfigurację

Jakich informacji dostarczy Ci instrukcja?

• jak przejść przez cały proces rejestracji,
• jak założyć darmowe konto ClickUp,
• podstawowych informacji o konfiguracji tego coraz popularniejszego systemu do zarządzania projektami i zadaniami.

Poniżej prezentujemy opis krok po kroku, jakie działania powinieneś podjąć, aby zacząć korzystać z systemu ClickUp:

1. Rejestracja

Wejdź na stronę www.clickup.com i kliknij przycisk „Sign Up”. Jeśli planujesz korzystać z ClickUp w swojej firmie, zaleca się rejestrację z użyciem głównego adresu e-mail firmy. Natomiast jeśli chcesz wykonać tylko pierwsze testy, lepiej skorzystać z adresu e-mail, którego nie będziesz używać w przyszłości do obsługi ClickUp.

Wprowadzenie adresu e-mail

Następnie pojawi się okno z polami do wypełnienia. Wpisz imię i hasło (musi mieć przynajmniej 8 znaków, w tym przynajmniej 1 duża litera, 1 cyfra lub znak specjalny). Przykład: Janeczek1623. Po wpisaniu imienia i hasła zaznacz checkboksy i kliknij przycisk: Play with ClickUp.

Wypełnienie pustych pól w formularzu

Po rejestracji kolejnym krokiem jest potwierdzenie adresu e-mail. Aby to zrobić, wejdź na swoją skrzynkę e-mail i pobierz kod weryfikujący. Następnie skopiuj go do odpowiedniego pola na stronie internetowej ClickUp. Dzięki temu będziesz mógł korzystać z pełnej funkcjonalności systemu.

Wprowadzenie kodu podanego w mailu.

2. Wstępna konfiguracja

Po potwierdzeniu adresu e-mail, następnym krokiem jest wstępna konfiguracja systemu ClickUp. Aby rozpocząć, kliknij przycisk „Let’s do it!”. W trakcie tego procesu będziesz miał możliwość skonfigurowania podstawowych ustawień, takich jak nazwa swojego zespołu, preferencje dotyczące widoku itp., co pozwoli Ci na dopasowanie interfejsu i funkcjonalności do swoich potrzeb. Po zakończeniu tego etapu będziesz mógł rozpocząć korzystanie z systemu ClickUp.

Ekran powitalny. Zakończenie procesu rejestracji. Przejście do wstępnej konfiguracji.

Skonfigurowanie podstawowych ustawień

1. Nazwij swoje miejsce pracy. Możesz użyć nazwy firmy, organizacji.

Nazwa przestrzeni roboczej.

2. Dostosuj awatar swojego miejsca pracy. Możesz dodać własny obraz (np. logo firmy) lub wybrać zaproponowany awatar z wybranym kolorem.

Wybór awatara w ClickUp.

3. Wybierz swój ulubiony motyw kolorystyczny.

Wybór motywu kolorystycznego.

4. Wskaż, ile osób pracuje w Twoim zespole.

Liczba osób w zespole.

5. Jak chciałbyś korzystać z ClickUp – wybierz swoją branżę, a system zaproponuje Ci odpowiedni szablon.

Jak będziesz używać ClickUp

6. Odpowiedz na pytanie ankietowe: Skąd dowiedziałeś się o ClickUp?

Pytanie ankietowe: Skąd dowiedziałeś się o ClickUp?

Będzie nam bardzo miło, jeśli zechcesz polecić nas jako źródło informacji. Możesz to zrobić, klikając w opcję: Other i wpisując w pole tekstowe: menter.pl
Dziękujemy!

Menter jako źródło wiedzy o ClickUp.

7. Możesz zaprosić zespół do korzystania z ClickUp. Nie jest to krok obowiązkowy. Lepszą opcją jest zaproszenie kolejnych osób do używania systemu, gdy już ukończysz proces konfiguracji.

Zaproszenie zespołu do korzystania z ClickUp.

8. Odpowiedz na pytanie: Czy korzystasz z którejś z tych aplikacji?

Pytanie ankietowe o korzystanie z innych narzędzi.

9. Odpowiedz na pytanie: Czy używasz któregoś z tych narzędzi do zarządzania projektami? System pyta, czy korzystasz z innych aplikacji, których zawartość chcesz przenieść do ClickUp. To przydatna funkcja, jednak wymaga  wcześniejszego zaplanowania integracji, aby zapewnić prawidłowe przeniesienie danych. Przed rozpoczęciem importu należy rozważyć, jakie elementy z obecnego systemu, takie jak space lub foldery, powinny być przeniesione do ClickUp. Jeżeli na liście nie ma narzędzia, z którego korzystasz, możesz użyć pliku CSV do zaimportowania zadań.

Integracje z ClickUp.

10. To ostatni krok. Wystarczy kliknąć przycisk, by móc korzystać z systemu ClickUp.

Ukończenie wstępnej konfiguracji.

3. Praca z ClickUp

Po wstępnej konfiguracji otrzymujesz domyślny widok, w którym masz założony pierwszy space (lewe menu)  i dwa domyślne widoki do zadań „List”, czyli klasyczna lista zadań oraz „Board”, czyli tablica w układzie kanban (górne menu).

Domyślny widok po pierwszej konfiguracji ClickUp.

Należy pamiętać, że struktura organizacyjna w ClickUp opiera się o elementy:

1. WorkSpace, czyli wspomniana nazwa konta.
2. Space, czyli główny obszar (może być kilka takich Space’ów).
3. Folder  to grupowanie różnych obszarów, np. „marketing”, „sprzedaż” i „serwis”.
4. List to kolejny sposób grupowania zadań, wiele list można dodać pod folderami.
5. Task to konkretne narzędzie do zarządzania zadaniami w firmie. Jeśli zadanie jest bardzo rozległe lub wymaga udziału wielu osób, można skorzystać z kolejnego elementu struktury.
6. Subtasks to podzadania, które pomagają zorganizować pracę w ramach większych zadań np. przygotowanie zamówienia w firmie produkcyjnej można podzielić na podzadania, i tak zadanie „wyprodukować produkt X” można podzielić na podzadania: koncepcja graficzno-projektowa, prototyp i produkcja właściwa.
   

Zatem stwórzmy kilka elementów:

Folder, listy i zadania – klikając w napis „Folder”, otworzysz okno konfiguracji folderu. System od razu pozwoli Ci tworzyć listy, do których automatycznie doda przykładowe zadania. Możesz to zrobić samodzielnie lub skorzystać z gotowych szablonów dostępnych pod nazwą Templates.

W przypadku ręcznego wyklinania folderu wskaż nazwę, skonfiguruj listy.

Tworzenie folderu w ClickUp.

Tworzenie folderu w ClickUp.

Wskaż, do którego space ma być przydzielony dany folder. Na naszym szkoleniowym przykładzie mamy jeden. Możesz też zaznaczyć opcję „Make Private”, dzięki czemu folder będzie dostępny tylko dla Ciebie i nikt inny nie będzie miał do niego dostępu.

Dodanie listy do tworzonego folderu w ClickUp.

Przydzielenie folderu do space i ludzi lub utworzenie folderu prywatnego ClickUp.

Wybierz, jakie statusy będą funkcjonować w ramach tego folderu.

Wybór statusów do utworzenia folderu.

Skoro mamy już wstępnie ułożoną strukturę to na tym etapie warto przejrzeć kilka ważnych ustawień w „My settings”.

My settings w ClickUp.

Początek tygodnia kalendarzowego — ustawiasz oczywiście poniedziałek.

Początek tygodnia kalendarzowego w ClickUp.

Format czasu – masz tutaj do wyboru format czasu, jaki używamy. Wybierasz format 24. Jeżeli tego nie zmienisz, będzie miał widoczność godzin z użyciem „PM” i „AM”.

Format czasu w ClickUp.

Format daty – zmień format daty na standard europejski, tj. dzień, miesiąc i rok.

Format daty w ClickUp.

Dodanie komentarza po kliknięciu enter – często, gdy chcemy przejść w naszym komentarzu do kolejnej linii, dodać punktowanie to niechcący dodajemy komentarz. Jeśli włączysz tę funkcję, to komentarz będziesz dodawać, używając kombinacji klawiszy CTRL + ENTER lub naciskając przycisk „Comment”. Dzięki temu unikniesz niechcianego dodawania komentarzy podczas przechodzenia do nowej linii lub dodawania punktowania.

Dodanie komentarza po wciśnięciu Enter.

Dark Mode, czyli tryb ciemny. To funkcja, która pozwala na zmianę kolorystyki interfejsu na ciemne tło i jasne teksty, co może być przydatne w warunkach o ograniczonym świetle lub po prostu dla wygody użytkowania. To może pomóc w redukcji męczących dla oczu jasnych świateł i zwiększyć komfort podczas długiej pracy. Możesz włączyć go na dwa sposoby:

1. W menu dolnym, co automatycznie zmieni cały interfejs ClickUp na tryb ciemny.

Dark Mode na cały ClickUp.

2.  Ustawiając tylko boczne menu za pomocą górnego menu ustawień „darksidebar”.

Dark side(bar) w ClickUp.

4. Struktura organizacyjna Clickup

Po lewej stronie masz nawigację do przełączania się między listami, folderami czy spaceami.

Nawigacja do przełączania się między listami, folderami czy spaceami.

Ważne jest to, że klikając w daną listę, widzisz zadania, które znajdują się w wybranej liście, natomiast jeżeli klikniesz w folder, to zobaczysz zadania znajdujące się we wszystkich listach pod tym folderem. Warto pokolorować poszczególne listy (kropki przy nazwach list), aby ułatwić codzienną pracę — zadania będą pogrupowane w oparciu o wybrany kolor, jak na screenie pokazanym poniżej.

Kolorowanie list w ClickUp.

Po kliknięciu space będziesz widział wszystkie zadania ze wszystkich folderów i space’ów. Ponadto możesz wybrać na liście opcję „everything”, dzięki czemu będziesz widział zadania ze wszystkich space’ów.
Do tej pory prezentowaliśmy zadania na widoku listy. W górnym menu możesz zmienić ten widok. Na potrzeby tej instrukcji pokażemy widok w układzie tablicy kanbana. Masz jednak dużo opcji tworzenia widoków za pomocą górnego menu i przycisku „+ View”.

Widok zadań na liście Kanban.

5. Operacyjna praca w Clickup

Dodawanie zadań – najprostszym sposobem jest dodanie zadania z poziomu listy. Możesz dodać z widoku listy oraz board. W przypadku dodawania z poziomu listy zadań musisz kliknąć przy nazwie listy „New task”.

Dodanie zadania z poziomu listy.

Zadanie zawsze będzie uruchomiało się w pierwszym statusie, który znajduje się na liście statusów, czyli w naszym przykładzie „to do”. Możesz dodawać zadanie z poziomu listy i określonych statusów, jednak polecamy stosować dodawanie zadań od statusu początkowego, aby określone zadanie miało zachowaną historię. Oczywiście są sytuacje, w których dodajemy do systemu już zrealizowane zadanie i chcemy zachować w systemie Clickup realizację, czas, opis itd.

Jeżeli zauwązyłeś, że brakuje jakiejś okresłonej listy, to masz możliwość dodać kolejną za pomocą plusika przy folderze.

Dodanie listy za pomocą plusika.

Listę też możemy przesuwać i ustawiać na innym poziomie wszystkich list jeżeli np. jakaś lista powinna być na górze to po prostu chwyć ją myszką i przenieć w górę.

Dodawanie nowego space – na górze listy dokumentów masz opcję „+ NEW SPACE”. Możesz wykonać to ręcznie lub skorzystać z szablonów. My to wykonamy ręcznie. Czylii w pierwszym kroku wskażemy nazwę.

Ręczne dodawanie nowego space.

Następnie kolor oraz jeżeli jest potrzeba to jakąś ikonkę. Również można wgrać własny obrazek np. logo klienta.

Wybór koloru i dodanie ikonki.

Następnie decydujemy czy space ma być prywatny czy widoczny dla wszystkich członków zespołu. Możesz przydzielić również określone osoby.

Space widoczny dla wszystkich lub prywatny.

Następnie  wybieramy podstawowy szablon statusów.

Podstawowy szablon statusów.

Następnie wskazujemy jakie elementy mają być przypisywane do zadań np. priorytety, tagi, kamienie milowe dla zadania, estymacja czasu.

Elementy przypisywane do zadań.

Kolejny krok to włączenie widoków dla danego space np. lista zadań, tablica. Ponadto musimy wskazać który widok ma być domyślnym widokiem.

Włączenie widoków dla danego space.

Na koniec mamy podsumowanie tego co skonfigurowaliśmy przy tworzeniu space. Jest to moment w którym można jeszcze się cofnąć. Jeżeli jest ok to klikamy „Create space”.

Podsumowanie tworzenia space.

W nowym space nie ma list ani folderów, także należy to skonfigurować.

Jak możemy Ci pomóc?

Mamy nadzieję, że artykuł okazał się dla Ciebie pomocną instrukcją. Chcemy tylko zaznaczyć, że wdrożenie systemu ClickUp, zwłaszcza samodzielne, bez wsparcia ekspertów może być pełne wyzwań i łatwo o popełnienie błędów, które mogą ograniczać efektywność i wykorzystanie systemu przez Twoją firmę. Dlatego zachęcamy do rozważenia naszej pomocy przy wdrożeniu systemu ClickUp.

Jako specjaliści w tej dziedzinie, pomożemy Ci i Twojemu zespołowi przeprowadzić proces wdrożenia bezproblemowo i zapewnimy wsparcie dla wszystkich pracowników, by z łatwością i zaufaniem korzystali z nowego narzędzia. Dostosujemy też odpowiedni wariant, by był on odpowiedni dla Twoich potrzeb i możliwości finansowych.

Jeśli zastanawiasz się czy potrzebujesz pomocy ekspetów, przeczytaj https://menter.pl/dlaczego-do-wdrozenia-clickup-powinienes-zatrudnic-specjaliste/ 

Więcej artykułów od naszych ekspertów