Jak rozpocząć proces cyfryzacji swojego biznesu – 4 kroki do sukcesu

Cyfryzacja nie jest nowym pojęciem, ale co oznacza ona w kontekście Twojego biznesu? W tym artykule wyjaśniamy definicję i przedstawiamy cztery wskazówki, które pomogą Ci rozpocząć proces cyfryzacji swojego biznesu.

Co to jest cyfryzacja biznesu?

Na początek wyjaśnijmy różnicę między cyfryzacją a digitalizacją dla tych, którzy nie są pewni, co oznaczają te dwa procesy i czym się różnią.

Digitalizacja to proces zmiany procesu z analogowego na cyfrowy. Przykładem cyfryzacji jest zeskanowanie papierowej faktury i przesłanie jej jako plik PDF.

Cyfryzacja to bardziej zaawansowana transformacja modelu biznesowego w kierunku wykorzystywania procesów cyfrowych zamiast analogowych. Przykładem cyfryzacji jest decyzja firmy o zastosowaniu tylko procesów cyfrowych w zakresie zarządzania zadaniami i projektami w firmie.

Cyfryzacja biznesu to integracja technologii, która zmienia sposób działania organizacji we wszystkich obszarach, usługach i kanałach komunikacji z klientami, partnerami i otoczeniem biznesowym. Prawdziwy proces transformacji cyfrowej wykracza poza zakup i stosowanie nowych narzędzi lub oprogramowania; wymaga to całkowitego zaangażowania całej organizacji w ocenę, wyzwanie i rekonfigurację procesów biznesowych w sposób, który najlepiej działa dla tej firmy, jej klientów i dostawców.

Korzyści z cyfryzacji biznesu

Chociaż istnieje wiele korzyści wynikających z cyfryzacji procesów biznesowych, są one zróżnicowane w zależności od celów firmy. Bez względu na to, czy przechodzisz z papierowych faktur na e-faktury, z tradycyjnego zarządzania zespołem na zarządzanie cyfrowe, czy wprowadzasz sprzedaż online, cyfryzacja zawsze, gdy jest dobrze wykonana, przynosi korzyści. Oto niektóre z nich:

• Niższe koszty.
• Mniej pracy manualnej.
• Mniej błędów.
• Transparentność kosztów w firmie.
• Lepsza kontrola nad płynnością finansową.
• Decyzje oparte na danych.

Jak to osiągnąć? Oto 4 wskazówki, które pomogą Ci zbudować podstawy projektu cyfryzacji, który przyniesie korzyści zarówno Twojej firmie, jak i partnerom biznesowym

Aby przeprowadzić prawdziwą transformację cyfrową, niezbędne jest pełne zaangażowanie całej organizacji w ocenę, wyzwanie i rekonfigurację procesów biznesowych.

4 wskazówki, jak rozpocząć cyfryzację

Wskazówka nr 1: Identyfikuj obszary wymagające poprawy

Zmiany organizacyjne mogą czasami wydawać się przytłaczające, i jest to zrozumiałe.

Nasza rada to przeanalizuj jeden proces, zrozum, gdzie można go poprawić, i zacznij od tego swoją cyfryzację.

Czy wciąż zarządzasz zespołem ręcznie, a raporty pracy otrzymujesz nieregularnie? Nie wiesz, jakie zadania zostały wykonane, jakie są w trakcie i jakie zalegają? Tak pracuje większość firm, które nie zdecydowały się na digitalizację pracy zespołu, a jest wiele miejsca do rozwoju prawdziwie cyfrowego modelu biznesowego. Zbieranie danych o pracy w wielu miejscach, brak czytelnych raportów lub raporty w wielu formatach — to sygnały, że należy rozpocząć proces cyfryzacji. Dzięki temu zobaczysz niższe koszty, mniej pracy manualnej, zwiększoną automatyzację procesów oraz znacznie mniej błędów.

Cyfryzacja tych zadań znacznie zwiększa widoczność wydatków firmy, co pomaga Twojemu działowi finansowemu podejmować bardziej świadome decyzje, z których korzysta cała organizacja.

Wskazówka nr 2: Zaangażuj całą organizację w proces cyfryzacji biznesowej

Gdy już zidentyfikowałeś obszary, w których można dokonać poprawy, musisz przekonać całą swoją organizację do wsparcia cyfrowych działań biznesowych. Przygotuj i przeprowadź spotkanie, które pokaże korzyści wynikające z projektu cyfryzacji dla całej firmy.

Poza oszczędnością pieniędzy, czasu i zasobów, cyfryzacja przedsiębiorstwa pozwala na zbieranie i dostęp do wysokiej jakości danych z zamówień, faktur i innych dokumentów. Dzięki temu można identyfikować trendy, wzorce, informacje o cenach i preferencjach kupujących. Możliwość uzyskania szerszego spojrzenia na finanse firmy pozwoli wszystkim liderom działów podejmować świadome decyzje zarówno teraz, jak i w przyszłości.

Wskazówka nr 3: Rozpocznij pierwszy etap

Cyfryzacja firmy to proces, który nie musi być realizowany jednorazowo, może odbywać się stopniowo. Dzięki temu, że proces jest realizowany etapami, firma może skupić się na realizacji konkretnych zadań i nie przeciążyć pracowników.

Cyfryzację można zacząć w konkretnym dziale firmy lub jednocześnie w kilku, cyfryzując systematycznie poszczególne procesy. Możesz zacząć od cyfryzacji zarządzania projektami i zadań. Programy takie jak Asana lub ClickUp pozwalają na lepszą organizację pracy w firmie. Dzięki nim można efektywniej zarządzać projektami, przypisywać zadania, kontrolować ich realizację, a także monitorować postępy w ich realizacji. Programy te pozwalają pracownikom łatwiej koordynować działania, a także monitorować, co zostało już zrobione i co jeszcze potrzeba zrealizować. Bardzo szybko po wdrożeniu cyfrowych narzędzi pojawiają się oszczędności, a bardzo często zwiększają przychody firmy.

Wskazówka nr 4: Zintegruj istniejące systemy

Podczas rozpoczynania projektu transformacji cyfrowej upewnij się, że nie tworzysz więcej problemów niż tych, które chcesz rozwiązać. Nie wymieniaj na siłę istniejących systemów i programów. Najczęściej da się nowe narzędzia zintegrować z już istniejącymi. Praktycznie każde oprogramowanie posiada interfejs API, który można użyć do sprawnej wymiany danych. Możesz także skorzystać z narzędzi typu Make.

Im bardziej skupisz się na ludziach i procesach, a mniej na wdrożeniu nowych narzędzi i nowego oprogramowania, tym szybciej wdrożysz cyfrową pracę i w pełni wykorzystasz zalety cyfryzacji.

Podsumowanie

W artykule omówiono różnicę między cyfryzacją a digitalizacją oraz przedstawiono definicję cyfryzacji biznesu jako integracji technologii w celu zmiany sposobu działania organizacji we wszystkich obszarach i kanałach komunikacji. Przeprowadzenie transformacji cyfrowej wymaga pełnego zaangażowania całej organizacji. Podsumowując, cyfryzacja biznesu to kluczowy krok dla rozwoju przedsiębiorstwa, który przynosi wiele korzyści, a wdrożenie cyfrowych narzędzi wymaga zaangażowania całej organizacji.

Więcej artykułów od naszych ekspertów