Jak skutecznie wdrażać proces kontroli czasu pracy zespołu w firmie

Wdrożenie procesu śledzenia czasu pracy w firmie budzi wiele wątpliwości i pytań. Często też kończy się niepowodzeniem. Jak uniknąć błędów podczas wdrożenia, jak nie dopuścić do sytuacji, w której część pracowników monitoruje czas, część robi to połowicznie, a część całkowicie zapomina. Jak poradzić sobie z naturalnym oporem zespołu przed zmianami. Odpowiedzi na te i podobne pytania znajdziesz w poniższym wpisie. Siedem kroków pozwoli Ci skutecznie wdrożyć narzędzie do monitoringu czasu pracy. 

1. Wybierz właściwy system śledzenia czasu

Narzędzie do śledzenia czasu musi spełniać potrzeby całego zespołu. Powinno pomóc  właścicielowi firmy, HR, liderom zespołów i każdemu pracownikowi z osobna. Dobre narzędzie powinno służyć pracownikom/zespołowi/managerowi/właścicielowi.

Pracownikom:

• być łatwe w użyciu, 
• dać się używać bez dodatkowych czynności/kliknięć,
• zwiększyć skupienie na pracy.

Zespołowi:

• umożliwić sprawne zarządzanie zespołem,
• zwiększyć odpowiedzialność za własną pracę w całym zespole,
• zwiększyć skupienie na pracy.

Managerowi:

• pomóc lepiej ustalać priorytety,
• pozwolić podejmować lepsze decyzje w oparciu o dane,
• optymalizować procesy.

Właścicielowi:

• zwiększyć rentowność,
• usprawnić kontrolę,
• ułatwić wprowadzanie zmian.

2. Zdefiniuj i przekaż zespołowi cele zmian

Pierwszym krokiem do każdego pomyślnego wdrożenia jest jasne zdefiniowanie wizji zmiany. Co to dokładnie oznacza? Powinieneś zbadać i określić korzyści biznesowe wynikające z kontroli czasu. Jeśli będziesz przekonany, że narzędzie do monitorowania czasu pomoże Twojej firmie w osiągnięciu ważnych celów, to w to uwierzy także Twój zespół. Jeśli nie zrozumiesz, po co jest ci to potrzebne, wówczas pracownicy również nie będą zmotywowani do wdrożenia nowego systemu.  Celem może być kontrola i rozliczanie czasu poświęcanego Klientom, okresu potrzebnego na wykonywanie poszczególnych czynności przez pracowników. Pomiar czasu pozwoli na poprawę kompetencji pracowników oraz wyłapanie nieusprawiedliwionych spóźnień, nieuzasadnionych przerw czy spotkań na papierosa. 

3. Bądź świadomy, że samo narzędzie nie wystarczy

Pamiętaj, że oprogramowanie to tylko narzędzie. Samo wprowadzenie monitoringu czasu w firmie nie sprawi, że zespół zacznie pracować szybciej i wydajniej, a Ty będziesz redukował zbędne koszty. Do tego potrzebne są odpowiednie procesy biznesowe, które powinny stać się częścią kultury firmy. Powinieneś opracować je z pomocą swoich pracowników.  Przykładowo, jakie zadania liczymy, a jakie nie (ustalamy, że zadania do 10 minut nie rozliczamy), ile godzin pracy monitorujemy w ciągu dnia (bardzo trudno jest monitorować 8 godz. pracy), kiedy rozliczamy prace dla Klienta, a kiedy wewnątrz firmy (np. spotkania). 

4. Wytypuj kierownika, który pokieruje procesem wdrażania narzędzia do śledzenia czasu

Funkcja kierownika w procesie wdrażania narzędzia do śledzenia czasu jest niezbędna. Wiele firm poniosło porażkę z powodu braku takiej osoby. Wybór kierownika nie może być przypadkowy. Powinna być to osoba, która:

1. Jest liderem w Twojej firmie.
2. Cieszy się zaufaniem wszystkich osób w firmie.
3. Rozumie powód, dla którego chcesz śledzić czas.
4. Zna narzędzie do monitorowania czasu, które planujesz wdrożyć w firmie.
5. Dobrze zarządza czasem.

5. Daj czas swojemu zespołowi na akceptację zmiany

Możesz być pewny, że napotkasz opór ze strony pracowników. To naturalna niechęć do wychodzenia ze strefy komfortu. Wprowadzając zmiany, zadbaj o przekazanie pracownikom odpowiedniej informacji we właściwym momencie, i pozwól im ją „przetrawić”. Muszą wiedzieć, że zmiany mają sens i że niezbędne jest ich zaangażowanie, inaczej korzyści wspólne dla wszystkich nie zostaną osiągnięte. Bardzo ważne na tym etapie jest zaangażowanie lidera, który opowie o tym, co ma się wydarzyć, wyjaśni powód i cel zmian, a jednocześnie pokaże, że zmiana jest ważna i że mu na tym bardzo zależy. Jeśli wykaże korzyści, łatwiej będzie mu przekonać zespół do zmian.  Często warto wysyłać od całego zespołu raporty czasu pracy tak, by zespół mógł je samodzielnie analizować i wychwytywać błędy. Szczególnie na początku warto codziennie analizować sposoby i efekt pomiaru wraz z całym zespołem.

6. Pokaż, że szanujesz prywatność swoich pracowników

Pracownicy często nie chcą śledzić swojego czasu, ponieważ czują się kontrolowani i obawiają się, że śledzenie zabije ich motywację i produktywność. Boją się automatycznych narzędzi i uważają je za niepotrzebne.  Co powinieneś zrobić w tej sytuacji? Po pierwsze, pokaż swoim pracownikom, że szanujesz ich prywatność, a celem śledzenia czasu jest poprawa ich wydajności z  korzyścią dla wszystkich, a nie szpiegowanie ich. Upewnij się, że śledzenie czasu  pracownika nie sprawia, że ​​czuje się on stale obserwowany i oceniany lub że musi martwić się o swoje stanowisko. Powinieneś również udostępnić swoim pracownikom statystyki, aby  sami mogli ocenić swoją efektywność. Kluczowym argumentem jest konieczność wspierania mniej produktywnych pracowników, którzy często nie są w stanie wyeliminować czasochłonnych czynności obniżających ich efektywność. Mierzenie i analiza czasu  pozwala  usprawnić ich pracę i uświadomić im potrzebę zmiany wykonywanych czynności.

7. Najpierw naucz zespół korzystać z narzędzia, upewnij się, że dobrze rozumie jego potencjał

Upewnij się, czy pracownicy rozumieją, jak prawidłowo korzystać z narzędzia do śledzenia czasu. Zbadaj, jakie jest ich nastawienie, jeśli śledzą czas tylko dlatego, że tak im każe dział kadr, nie będą traktować narzędzia poważnie.  Zadbaj o to, by najpierw menedżerowie nauczyli się sprawnie korzystać z narzędzia, a następnie to oni powinni uczyć kolejne działy. Upewnij się też, że liderzy mają wszystkie zasoby potrzebne do pomyślnego wdrożenia nowego narzędzia: materiały szkoleniowe, wsparcie innych działów (np. HR), dostęp do ekspertów, którzy pomogą w razie problemów. Metody, procesy i narzędzia wypracowane przez zespół TimeMenter pozwalają na szybkie szkolenie i zrozumienie kontroli czasu przez liderów organizacji. 

Wnioski

Śledzenie czasu ma na celu zwiększenie produktywności całej firmy. By osiągnąć ten cel, każdy członek zespołu powinien poczuć się integralną częścią całej firmy i z zaangażowaniem uczestniczyć w tym procesie. Wdrożenie śledzenia czasu może się nie udać, gdy:

• firma nie ma jasnej wizji,
• pracownicy nie mogą się dogadać i nie mają jasnych instrukcji,
• menedżerowie nie wiedzą, co mają robić,
• śledzony czas nie jest kontrolowany i analizowany przez managerów,
• zespół nie otrzymuje feedbacku. 

By wdrożenie narzędzia do śledzenia czasu zakończyło się sukcesem, należy unikać powyższych błędów. Podsumowując:

• należy przeprowadzić szczerą i otwartą rozmowę z pracownikami o tym, dlaczego powinni śledzić czas, pokazać im wartość. 
• jeśli nie masz lidera, który pokierowałby procesem wdrożenia nowego narzędzia w firmie, Ty sam musisz przyjąć taką rolę,
• przygotuj się na wiele pytań, wątpliwości. Jeśli zespół ma obawy, zgłasza np. że wprowadzone narzędzie zabije ich produktywność, przedstaw fakty i dane z innych zespołów, które z sukcesem wdrożyły programy do śledzenia czasu.

Skuteczne wdrożenie narzędzia zaowocuje trafnymi decyzjami biznesowymi. Mając dostęp do raportów i danych, możesz wyciągać wnioski oparte na liczbach, a nie domysłach, co przekłada się na jakość pracy, usprawnia organizację, pomaga obniżyć koszty operacyjne i rozwija firmę.

Więcej artykułów od naszych ekspertów