Przewodnik po ClickUp dla początkujących

Z naszego doświadczenia wynika, że ​​ClickUp jest obecnie jednym z najlepszych narzędzi do zarządzania projektami, zadaniami, mierzenia czasu oraz ogólnej organizacji funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wdrożenie tego narzędzia pozwala na lepsze zarządzanie projektami, koordynację zadań oraz lepsze wykorzystanie czasu pracy. Nasza firma specjalizuje się we wdrożeniach tego narzędzia, ale również sami korzystamy z niego w codziennej pracy, co pozwala nam na lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań klientów.

Realizując wiele wdrożeń, często spotykamy się z różnymi pytaniami Klientów dotyczącymi wyboru odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami. Poniżej kilka przykładowych:

1. Co wybrać spośród dostępnych narzędzi?
2. Który system do zarządzania zadaniami jest najlepszy?
3. Którą aplikację do mierzenia czasu powinniśmy wybrać?

Nasza odpowiedź zawsze jest taka sama — ClickUp jest jednym z najlepszych rozwiązań na rynku. Dzięki odpowiedniemu wdrożeniu i stosowaniu dobrych praktyk korzystania z systemu, klienci, którzy skorzystali z naszej pomocy we wdrożeniu ClickUp, nie zmienili tego narzędzia na inne. Wszyscy byli zadowoleni z efektywności i funkcjonalności tego narzędzia.

Wiemy, że każda organizacja jest inna, każdy ma też swoje preferencje i możliwości wdrażania się w techniczne aspekty, ale w przypadku systemu ClickUp wystarczy trochę czasu, cierpliwość i z pewnością Ty oraz Twoja firma będzie efektywnie używać tego narzędzia.

Poniżej opisujemy, jak wygląda struktura systemu oraz przedstawiamy kilka najważniejszych funkcji.

Struktura i hierarchia systemu ClickUp

System jest zorganizowany w oparciu o tak zwane „Space’y” i w zależności od potrzeb może to być np. dział danej firmy, projekt klienta lub aktywność w konkretnym obszarze organizacji, czasem jest to jeden główny space dla całej firmy. Następnie w ramach space’ów funkcjonują foldery, i to również można wykorzystać na wiele sposobów np. działy, projekty czy obszary działalności firmy. Kolejny element to listy, który pomaga zorganizować wiele różnych elementów zależnie od potrzeb organizacji. Na samym końcu funkcjonują zadania oraz podzadania.

Przykładowy space, lista zadań w ClickUp.

Zadania

Zadania w ClickUp są bardzo łatwe w obsłudze, ale to nie znaczy, że nie są rozbudowane. Mają wiele przydatnych funkcji:

• • Mierzenie czasu pracy nad zadaniem.
  • Estymacja czasu, co jest istotne w analityce managerskiej, jeżeli chcesz odpowiednio wyceniać swoje usługi i planować logowanie zasobów do kolejnych projektów.
  • Przypisywanie statusów.
  • Przypisywanie jednego lub wielu pracowników do zadania.
  • Wywoływanie pracowników w ramach pisania komentarzy, dzięki czemu żaden komentarz nie umknie osobie, do której go kierujemy
  • Dodawanie komentarzy do załączonych grafik, dzięki czemu bezpośrednio np. na grafice można wskazać, co ma zostać poprawione.
  • Nagrywanie ekranu lub dźwięku do komentarzy.
  • Dołączać różne pliki.
  • Używać priorytetów, co pozwala lepiej zorganizować pracę i realizować w pierwszej kolejności zadania pilne.
  • Tworzyć niestandardowe pola do zadań.
  • Zakładać podzadania, co jest istotne w pracy z większymi zadaniami lub takimi, do których pracę musi wykonać kilku pracowników.
  • Tworzyć checklisty.

Przykładowe zadanie w ClickUp.

Widoki w systemie

To jest bardzo przydatna funkcja, która pozwala dostosować sposób wyświetlania zadań w systemie na wiele różnych sposobów. Przykładowo inny widok potrzebuje manager, który może częściej korzystać z widoków typu tablica kanban.

Widok zadań, tablica kanban, ClickUp

Z kolei inny widok potrzebuje pracownik obsługujący zadania, ponieważ może preferować inny sposób widoku, czyli w oparciu o widok listy, ponieważ jest to dla niego bardziej efektywne pod względem pracy z zadaniami.

Przykładowy space, lista zadań ClickUp

Clickup posiada wiele innych widoków znacznie usprawniających pracę i analitykę np. wykres Gantta, kalendarz, mapa, tabele.

Automatyzacje

Co prawda artykuł jest przeznaczony dla osób, które dopiero zaczynają korzystać z ClickUp, jednak jak pokazuje doświadczenie, szybko rozwiniesz swoje umiejętności i będziesz chciał skorzystać z coraz bardziej zaawansowanych funkcji. Automatyzacje to jedna z takich funkcjonalności, która pozwala na automatyczne wykonywanie różnych czynności. Na przykład, możesz skonfigurować system tak, aby określony pracownik był przypisywany do zadania automatycznie po zmianie jego statusu z X na Y.

Automatyzacje w ClickUp.

Skróty do zadań

Jest to kolejna funkcjonalność, z której korzysta wiele osób. Minimalizowanie ważnych zadań na dole strony jest kolejną popularną funkcjonalnością, która przydaje się szczególnie osobom pracującym naprzemiennie nad kilkoma ważnymi zadaniami. Dzięki temu możesz zawsze mieć je pod ręką i szybko przełączać się między nimi, bez konieczności przeglądania całej listy zadań.

Skróty do zadań w ClickUp.

Ulubione

Funkcja „Ulubione” to kolejna użyteczna opcja, która przydaje się w przypadku regularnie powtarzających się zadań, do których trzeba wracać co jakiś czas. Możesz dodać do tej zakładki różne rzeczy, takie jak zadania, dokumenty, formularze itp. W ten sposób masz szybki dostęp do tych elementów, bez konieczności przeglądania całej listy.

Funkcja ulubione w ClickUp.

Szablony

Szablony to kolejna funkcja, która może okazać się przydatna już na początku korzystania z ClickUp. Szablony to już istniejące elementy w systemie, które możesz wykorzystać do tworzenia różnych rzeczy, takich jak cała struktura lub poszczególne elementy. Co ważne, możesz zapisać pewne elementy jako szablon, aby mieć do nich szybki dostęp w przyszłości. Na przykład, jeśli często tworzysz zadanie z określonym schematem opisu i kilkoma podzadaniami, które również mają swój opis, to, zamiast tworzyć to za każdym razem od nowa, możesz zapisać to raz jako szablon i generować z niego w przyszłości.

Szablony w ClickUp.

Zachęcamy do obejrzenia filmów naszego eksperta od ClickUp

Jako uzupełnienie tego wpisu polecamy kilka filmów na kanale YouTube i-Kanapka o Ecommerce, które przedstawiają korzystanie z ClickUp.

#1 ClickUP w firmie – Co powinieneś wiedzieć przed utworzeniem konta w ClickUp?

Sprawdź co znajdziesz w filmie https://menter.pl/co-powinienes-wiedziec-przed-utworzeniem-konta-w-clickup/
Obejrzyj https://youtu.be/w0v0K03OmMU

#2 ClickUP w firmie – Jak założyć i skonfigurować konto w ClickUp?

Sprawdź co znajdziesz w filmie https://menter.pl/2-clickup-w-firmie-jak-zalozyc-i-skonfigurowac-konto-w-clickup/
Obejrzyj https://youtu.be/Vqbxz6j_-iQ