Transformacja cyfrowa jest jak Thermomix, każdy o nim słyszał, wielu używa, a gotują nieliczni

Nie da się jednak ukryć, że transformacja cyfrowa jest procesem skomplikowanym i wymagającym, który często jest mylony z zakupem czy instalacją oprogramowania, czyli digitalizacją. W rzeczywistości jednak to tylko niewielka część całego procesu. Chodzi przede wszystkim o zmianę sposobu myślenia, kultury organizacyjnej, podejścia do klienta i procesów biznesowych.

Dlaczego tak wiele firm zawodzi w cyfrowej transformacji? Na przykładzie cyfryzacji procesu gotowania z urządzeniem Thermomix

Dlaczego tak wiele organizacji boryka się z niepowodzeniem w zakresie transformacji cyfrowej? Przede wszystkim ze względu na brak zrozumienia złożoności procesu i jego wpływu na organizację. Bez odpowiedniego podejścia, strategii zmiany, zaangażowania ludzi, nowej wiedzy i narzędzi nie ma szans na sukces. Właściwe podejście wymaga zaangażowania zarówno kierownictwa, jak i pracowników oraz otwarcia na zmiany.

By zobrazować problem, posłużę się przykładem cyfryzacji, którą większość z nas ma za sobą, albo przynajmniej słyszała o takiej możliwości, lub zastanawia się nad taką cyfrową rewolucją.

Thermomix to wspaniałe urządzenie, które po naciśnięciu kilku przycisków na ekranie dotykowym zaczyna gotować, a potrawy wydają się powstawać jak z ręki najwybitniejszego mistrza kuchni… prawda? W rzeczywistości jest to jednak tylko urządzenie, które cyfryzuje proces przygotowywania posiłków w domu. Wiele osób kupuje Thermomix, aby bez wysiłku przygotować zdrowe i smaczne potrawy, niemal jak w najlepszej restauracji… ale czy to zawsze jest takie proste?

Niestety, część użytkowników Thermomixa traktuje go jak mebel, który stoi bezużytecznie lub jest używany bardzo rzadko. Inni mają kilka ulubionych przepisów i używają urządzenia za 6 000 zł do przygotowania prostych posiłków i deserów. Zaledwie nieliczni potrafią wykorzystać pełnię możliwości, jakie oferuje to urządzenie.

Problemy z cyfryzacją w gotowaniu powodują te same czynniki, które uniemożliwiają cyfryzację firm.

Dlaczego mimo takiego ułatwienia procesu przygotowywania potraw przez Thermomix, wiele osób nie potrafi go wykorzystać? Przecież to urządzenie oferuje cyfrowe udogodnienia, jak gotowe programy i przepisy oraz funkcje krojenia, mieszania i gotowania, które mają ułatwić pracę w kuchni.

Okazuje się, że korzystanie z urządzenia, jakim jest Thermomix wiąże się z pewnymi trudnościami.

1. Jednym z nich jest brak podstawowej wiedzy z zakresu gotowania, włącznie z umiejętnością odpowiedniego przygotowania składników, takich jak ich mycie czy krojenie. Do tego dochodzi brak umiejętności oceny poprawności wykonania poszczególnych etapów przygotowania potrawy, takich jak konsystencja, smak czy stopień ugotowania. Jest to podstawowa wiedza, bez której nawet najlepsze urządzenie nie przygotuje za nas smacznego posiłku.
2. Drugim problemem z wykorzystaniem Thermomix’a jest skracanie drogi i nieprzestrzeganie przepisów oraz procesów. Niektórzy użytkownicy samodzielnie modyfikują poszczególne kroki lub nawet pomijają elementy w przepisie. Dodatkowo zmieniają lub zamieniają składniki, co może prowadzić do nieudanego gotowania. Paradoksalnie, ścisłe trzymanie się przepisu i zaleceń urządzenia po zmianie składników również może skutkować nieudanym gotowaniem.
3. Trzecim problemem jest niechęć do zmian swoich nawyków i przyzwyczajeń. Ludzie często mają awersję do nauki obsługi urządzeń kuchennych oraz zrozumienia, jak one działają i jak można z nich przygotowywać potrawy. Po kilku próbach nowych sposobów gotowania, wielu wraca do sprawdzonych i znanych metod, ponieważ wprowadzenie zmian wymaga nauki czegoś nowego lub pozostawienia starych, ale sprawdzonych sposobów gotowania.

Dokładnie tak, jak w przypadku Thermomixa, brak podstawowej wiedzy i umiejętności może skutkować niepowodzeniem w wykorzystaniu cyfrowych narzędzi. Ponadto ważne jest, aby trzymać się ustalonych standardów i procesów, a nie samodzielnie je modyfikować lub pomijać. Musimy być także otwarci na zmianę swoich przyzwyczajeń i metod pracy. Bez tego efekt cyfrowej transformacji może okazać się mizerny lub w ogóle nieosiągalny. Właściwe wykorzystanie cyfrowych narzędzi wymaga zrozumienia ich możliwości i funkcjonalności oraz umiejętności ich zastosowania w konkretnych sytuacjach.

Powyższy przykład pokazuje, dlaczego większość transformacji cyfrowych kończy się niepowodzeniem. Często wynika to z braku zrozumienia całego procesu i skupiania działań jedynie na obszarze digitalizacji — czyli zakupie i wdrożeniu oprogramowania, którego zespół nie rozumie i nie ma wystarczającej wiedzy teoretycznej, by efektywnie z niego korzystać. Drugim powodem nieudanych transformacji jest nieprzestrzeganie procesów, procedur i pomijanie niezbędnych kroków podczas korzystania z cyfrowych narzędzi.

Problemy związane z transformacją cyfrową są dobrze zbadane i zdiagnozowane, jednakże w wielu organizacjach wciąż powielane są te same błędy, co prowadzi do porażki całego procesu. Często wynika to z braku zaangażowania w proces transformacji, braku zrozumienia potrzeby zmian i niechęci do nauki nowych umiejętności. Ponadto, niezrozumienie i ignorowanie potrzeby dostosowania organizacji do nowych technologii oraz brak wsparcia ze strony kadry zarządzającej również stanowią poważne problemy. W efekcie, zamiast zwiększenia efektywności i innowacyjności, transformacja cyfrowa kończy się porażką i stratami finansowymi.

Alarmujące dane: 70% cyfrowych transformacji kończy się niepowodzeniem, firmy zmarnowały aż 900 miliardów dolarów na działania transformacyjne w 2018 roku. Co stoi za tak wysokim wskaźnikiem niepowodzeń?

W badaniu przeprowadzonym przez North Carolina State University oraz firmę konsultingową Protiviti prezesi, dyrektorzy ds. ryzyka i inni menedżerowie wyższego szczebla przyznali, że największy niepokój wzbudza w nich ryzyko związane z cyfrową transformacją. To właśnie działania transformacyjne zajęły pierwsze miejsce w rankingu 30 rodzajów ryzyka sporządzanym na podstawie niemal tysiąca odpowiedzi liderów z całego świata („Wall Street Journal”, 2019).

Jednocześnie z danych opublikowanych przez „Harvard Business Review” wynika, że 70% cyfrowych transformacji na dużą skalę kończy się fiaskiem. Pisząc wprost — firmom nie udaje się osiągnąć wyznaczonych celów w określonym czasie. Ponadto wysiłki, które często spełzają na niczym, są bardzo kosztowne. „Forbes” szacuje, że w 2018 roku firmy zmarnowały aż 900 miliardów dolarów na działania transformacyjne. Nie doczekały się zwrotu z tych inwestycji i już raczej się nie doczekają.

Dobrym przykładem jest tutaj bardzo nagłośniona porażka firmy Lidl. W 2018 roku niemiecka sieć supermarketów Lidl wdrożyła nowy system logistyczny oparty na technologii cyfrowej, który miał usprawnić zarządzanie magazynami oraz dostawami towarów. Niestety, wdrożenie okazało się nieudane i przyczyniło się do poważnych problemów z zaopatrzeniem sklepów. Firma musiała wycofać się z projektu i szacuje się, że straty wyniosły około 2 miliardy złotych. Ten przykład pokazuje, że nawet duże i znane firmy mogą popełniać błędy w procesie transformacji cyfrowej, co może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi.

Kluczowym elementem udanej transformacji cyfrowej jest przede wszystkim odpowiednie przygotowanie organizacji oraz pracowników do wprowadzenia zmian. Planowanie i zarządzanie procesem zmian są tutaj kluczowe, a także właściwe przygotowanie i szkolenie pracowników do korzystania z nowych narzędzi i procesów. Dzięki temu możliwe jest osiągnięcie korzyści, takich jak poprawa wydajności, zwiększenie innowacyjności czy utrwalenie nowej kultury organizacyjnej, opartej na wartościach cyfrowych.

Jak małe firmy powinny przeprowadzać cyfrową transformację?

Małe firmy często myślą, że cyfrowa transformacja jest poza ich zasięgiem, ale to nieprawda. Wiele narzędzi cyfrowych jest dostępnych w rozsądnej cenie, a zintegrowanie ich z procesami biznesowymi może przynieść znaczne korzyści. Istotne jest także, aby małe firmy przemyślały swoją strategię cyfrową i wybrały narzędzia, które są najlepiej dopasowane do ich potrzeb. W końcu, trwała transformacja cyfrowa wymaga ciągłego dążenia do doskonalenia i dostosowywania się do nowych trendów i zmian rynkowych.

Ważne jest, aby małe firmy zwróciły uwagę na procesy biznesowe i zidentyfikowały obszary, w których technologie mogą pomóc w automatyzacji i usprawnieniu działań. Następnie powinny skupić się na rozwoju odpowiednich kompetencji w dziedzinie cyfrowej i na szkoleniu swoich pracowników. Ostatecznie, kluczowe jest ciągłe monitorowanie i dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb rynku i klientów, aby utrzymać konkurencyjność i przetrwać na rynku. Dobrze wdrożone narzędzia cyfrowe wraz z odpowiednią kulturą organizacyjną gwarantują trwałość i wysoką jakość cyfrowej zmiany.

Kluczowe różnice między cyfryzacją a digitalizacją w procesie transformacji organizacji

Ważne jest zrozumienie, czym jest cyfrowa transformacja. Bardzo często mylona jest z digitalizacją i tak właśnie wdrażana, co niestety nie pozwala na osiągnięcie założonych celów. Za digitalizacją kryją się technologie, natomiast za cyfrową transformacją stoją nie tyle technologie, ile ludzie. Dlatego, jeśli ludzie nie mają odpowiedniego nastawienia do zmiany, a obecne praktyki organizacyjne są wadliwe, digitalizacja niewiele pomoże.

Digitalizacja to proces przekształcania analogowych informacji w formę cyfrową, czyli przenoszenie na przykład papierowej dokumentacji do systemów elektronicznych. Z kolei cyfrowa transformacja to szerszy proces, który obejmuje wykorzystanie technologii cyfrowych do zmiany sposobu myślenia i działania w organizacji, w tym zmiany kultury organizacyjnej, modeli biznesowych, procesów i relacji z klientami. To proces, który ma na celu wykorzystanie potencjału technologii cyfrowych do poprawy wydajności i konkurencyjności firmy. Warto podkreślić, że cyfrowa transformacja wymaga zaangażowania całej organizacji, a nie tylko działu IT.

Pracownicy są sercem cyfrowej transformacji (cyfryzacji), ale jej szkielet tworzą technologie. Bez podstaw technologicznych ani ludzi, którzy są ciągle otwarci na zmiany i uczą się, nie uda się osiągnąć transformacji. Czasy sprzyjają firmom, które są zwinne i potrafią dokonywać szybkich zwrotów, co częściej zdarza się mniejszym przedsiębiorstwom. Z naszych doświadczeń wynika, że cyfrowa transformacja udaje się firmom, które są otwarte na zmiany. Digitalizacja to tylko jedna z wielu zmian na drodze ku cyfrowej doskonałości.

Cyfrowa transformacja to proces, który obejmuje zmiany w organizacji, kulturze, procesach biznesowych, a także w technologiach. Wszystkie te elementy są równie ważne i muszą ze sobą współpracować, aby transformacja była skuteczna. Pracownicy są kluczowi, ponieważ to oni muszą przyjąć nową kulturę i sposoby pracy, a także zdobyć nowe umiejętności cyfrowe, aby móc wykorzystać nowe technologie. Natomiast technologie są fundamentem cyfrowej transformacji, ponieważ to dzięki nim firmy mogą automatyzować procesy, zbierać i analizować dane oraz tworzyć nowe produkty i usługi. Jednak sama technologia nie wystarczy, jeśli nie ma odpowiedniego podejścia organizacyjnego i zaangażowania pracowników.

Przeprowadzimy digitalizację, zapewnimy nowoczesne narzędzia, ale będą się one marnować. Natomiast jeśli przygotujemy pracowników na zmiany, oswoimy z nowymi technologiami i uświadomimy korzyści (indywidualne oraz firmowe), jest bardziej prawdopodobne, że staną się ambasadorami cyfrowej zmiany. Będą korzystać z nowych narzędzi i trwale zmieniać swoje przyzwyczajenia. A dzięki temu firma będzie się zmieniać i rozwijać i osiągać lepsze wyniki.

Firmy muszą zacząć myśleć o innowacjach technologicznych jako o kluczowych czynnikach sukcesu i dostosować swoje podejście do biznesu. Dzięki zastosowaniu nowych technologii firmy mogą zoptymalizować swoje procesy, poprawić efektywność i lepiej poznać swoich klientów, co przełoży się na zwiększenie ich konkurencyjności na rynku.

Więcej artykułów od naszych ekspertów