Wykorzystaj ClickApps w pełni — najlepsze praktyki i wskazówki użytkowania

ClickApps to zestaw dodatkowych funkcji i narzędzi, które pozwalają na spersonalizowanie obszaru roboczego w ClickUp. Dostępność poszczególnych aplikacji i możliwość ich wykorzystania zależy od rodzaju planu, który posiadasz w ClickUp. Ważne jest, że tylko właściciele i administratorzy Workspace są w stanie włączać i wyłączać poszczególne ClickApps.

Jak włączyć ClickApps?

Aby włączyć ClickApps, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij u dołu ekranu z lewej strony swój awatar, aby otworzyć menu.
2. W menu kliknij ClickApps w miejscu wskazanym na poniższym zrzucie ekranu.

3. Przejdziesz do panelu, w którym możesz zarządzać poszczególnymi aplikacjami.

W dalszej części artykułu przedstawimy dostępne aplikacje ClickUp wraz z krótką charakterystyką każdej z nich. Materiał zostanie podzielony na cztery części:

1. Zaprezentowanie wszystkich aplikacji w formie tabeli z przedstawieniem i podsumowaniem najważniejszych informacji.
2. Opis aplikacji przeznaczonych do zarządzania pracą.
3. Opis aplikacji przeznaczonych do organizowania współpracy.
4. Opis aplikacji przeznaczonych do organizacji ogólnej pracy.

Poniżej przedstawiamy tabelę z zestawieniem aplikacji ClickUp wraz z przykładami ich użycia oraz ważnymi informacjami np. dotyczącymi dostępności w różnych planach ClickUp:

ClickApps do zarządzania pracą

ClickApps oferuje wiele aplikacji służących do zarządzania pracą:

1. Automatyzacje – masz do dyspozycji szeroką bibliotekę gotowych automatyzacji, ale równie dobrze możesz tworzyć nowe i dostosowywać je do indywidualnych potrzeb Twojego zespołu. Dzięki temu procesy biznesowe stają się bardziej efektywne i zautomatyzowane, co pozwala na skupienie się na innych ważnych zadaniach.

2. Email – możesz wysyłać i odbierać wiadomości e-mail bez konieczności opuszczania platformy. Aby skorzystać z tej funkcji, wystarczy przełączyć się na dole widoku zadania z funkcji komentarz na funkcję mail – ikonka koperty. W ten sposób możesz oszczędzić czas i zwiększyć wydajność pracy.

3. Zadania na wielu listach – zdarzają się sytuacje, że dane zadanie chcemy umieścić na kilku listach jednocześnie. Dzięki temu nie musimy tworzyć dwóch osobnych zadań i śledzić ich postępów oddzielnie.

4. Kamienie milowe – po włączeniu tej aplikacji będziesz mógł oznaczać zadania jako kamienie milowe. Na poniższym zrzucie ekranu widać dwa zadania oznaczone jako kamienie milowe, różnią się one od pozostałych ikonką „romb” obok nazwy zadania.

Lepiej jest to zobrazowane na poniższej prezentacji wykresu Gantta:

5. Relacje – to bardzo przydatna funkcja pozwalająca tworzyć różne relacje np. między zadaniami. Dobrym przykładem jest CRM, w którym mamy dwie listy „Klienci” oraz „Kontakty”, ponieważ jeden klient może mieć wiele osób kontaktowych, których dane chcielibyśmy zachować. Na poniższym przykładzie przedstawiona jest właśnie relacja między klientem a kontaktem.

6. Sprinty — praca ze sprintami jest normą w świecie IT. Ta opcja została oczywiście uwzględniona w ClickUp, jednak wymaga ona aktywacji. Po włączeniu tej usługi należy zmienić folder i listy na sprinty. Co ważne, można aktywować lub wyłączyć tę funkcję na konkretnych space’ach.

7. Ostrzeżenia o zależnościach – jeżeli aktywujesz tę aplikację, a następnie w zadaniach włączysz funkcję ostrzeżeń o zależnościach, a następnie ustawisz zależności między zadaniami, to po zamknięciu danego zadania pojawi się komunikat jak poniżej.

8. Szybkie tworzenie statusów – dzięki tej funkcji możesz łatwo i szybko dodać status z poziomu widoku zadań, korzystając z opcji na dole listy, jak pokazano na załączonym zrzucie ekranu. Wystarczy kliknąć przycisk „ADD NEW STATUS” poniżej listy.

9. Ostrzeżenia o braku kompletności – dzięki tej funkcjonalności nie zamkniesz zadania przypadkowo, jeśli posiada ono powiązane subzadania, które nie zostały jeszcze ukończone.

10. LineUp™ – w zakładce „Home” masz możliwość przypisać ważne i istotne zadania. Po przypięciu zadania pojawią się na górze widoku, tak jak na załączonym zrzucie ekranu, a z tego widoku możesz również dodawać nowe zadania. Aby dodać zadanie do LineUp™, najedź myszką na nazwę „LineUp” i pojawi się opcja „»+Add to LineApp”, lub z poziomu zadania, kliknij trzy kropki „…” a następnie menu „+ Add to«”.

11. Not Started Status Group — Grupa statusów zadań nierozpoczętych

Dzięki tej funkcji grupujesz statusy zadań nierozpoczętych w oddzielnej kategorii „Not started”. Poniżej na screenie widać komplet wszystkich grup statusów, a poszczególne przykładowe statusy są tworzone na potrzeby obsługi CRM w ClickUp:

• Statusy „Not started” – informują, że praca nad danym zadaniem jeszcze się nie rozpoczęła. Status „Nowy” oznacza zadanie, które wymaga jeszcze przygotowania, np. opisania lub dodania subtasków. Z kolei status „Do realizacji” wskazuje, że zadanie jest gotowe do rozpoczęcia przez osobę przypisaną do niego.
• Active statuses – to statuty, w którym zadanie jest procesowane, jest w trakcie realizacji. Status „realizowany” oznacza, że osoba odpowiedzialna za zadanie wykonuje je w tym momencie. Natomiast „Oczekiwanie na klienta” może być przydatnym statusem w przypadku, gdy musimy skontaktować się z klientem w celu uzyskania dodatkowych informacji lub czekamy na jego akceptację wyceny.
• Done statuses – oznaczają statusy zadań, które zostały już wykonane. W naszym przykładzie są to statusy CRM ClickUp więc „W realizacji” oznacza klienta, który zdecydował się na współpracę i rozpoczęły się prace projektowe, które są realizowane w odrębnym space dedykowanym do projektów i zamówień klientów. Status „Odrzucony” odnosi się do sytuacji, gdy współpraca nie zostanie zrealizowana, np. gdy klient nie zaakceptował wyceny. Jednak w kontekście systemu CRM nie oznacza to całkowitego zamknięcia klienta, ponieważ można ponownie nawiązać kontakt z nim po pewnym czasie.
• Closed statuses — to statusy, które oznaczają całkowite zamknięcie zadania. W przypadku systemu CRM wcześniej wspomnianego firma może być uznana za zamkniętą, co oznacza, że nie ma możliwości nawiązania z nią ponownego kontaktu, w zależności od potrzeb.

12. Podgląd Worda, Excela i Powerpointa

Dzięki funkcji podglądu Worda, Excela i Powerpointa w ClickUp, możemy przeglądać te dokumenty bez konieczności pobierania ich na komputer.

13. Estymacja czasu
Funkcja pozwalająca szacować jaki czas będzie potrzebny na wykonanie określonego zadania. Jest to bardzo przydatne narzędzie do szacowania kosztów dla klientów oraz przeprowadzania analiz, ponieważ po zakończeniu pracy nad zadaniem możemy porównać estymację z faktycznie przepracowanym czasem.

14. Zestawienie estymacji czasu
Dzięki funkcji zestawienia estymacji czasu będziemy mogli zliczać czas estymacji subtasków. Na przykładzie można zauważyć, że estymacja czasu zadania głównego wynosi 60 godzin, ale z uwzględnieniem subtasków wynosi 70 godzin. Ta funkcja wymaga ostrożności i przemyślenia, ponieważ czasami lepiej jest szacować estymację tylko na zadaniu głównym.

15. Zmiana mapowania terminów podzadań
Funkcja zmiany mapowania terminów podzadań pozwala na automatyczne przeliczanie terminów subzadań, gdy zmienimy termin na zadaniu głównym. Na przykład, gdy zmienimy datę zakończenia zadania głównego z 15 na 30 czerwca, terminy wszystkich subzadań zostaną automatycznie przesunięte o tę samą ilość dni.

16. Zmiana harmonogramu zależności
Funkcja zmiany harmonogramu zależności jest podobna do wcześniej opisanej funkcji mapowania terminów. Jednak w tym przypadku, gdy ustawimy zależność między zadaniami, zmiana terminów na jednym zadaniu spowoduje automatyczną aktualizację terminów w zadaniach zależnych.

17. Szczegółowa estymacja czasu
Funkcja szczegółowej estymacji czasu pozwala na jeszcze dokładniejsze oszacowanie czasu potrzebnego do wykonania zadania. Po włączeniu tej funkcji oraz funkcji przypisywania kilku osób do zadania pojawi się opcja podziału estymacji na poszczególne osoby. Warto jednak pamiętać, że aktywacja tej funkcji na działającym już systemie spowoduje automatyczny podział estymacji na wszystkie osoby przypisane do danego zadania we wszystkich projektach w ClickUp.

18. Granice pracy w toku — Work in Progress Limits
Limity pracy w toku

To funkcja pomagająca w kontrolowaniu ilości zadań, nad którymi Twoje zespoły pracują jednocześnie. Limity pracy w toku nie są sztywnymi regułami — zawsze możesz dodawać, przenosić lub aktualizować zadania, nawet jeśli to spowoduje przekroczenie ustalonego limitu. Możesz dostosować ustawienia limitów pracy w toku, aby działać na podstawie:

• liczby zadań,
• szacunkowego czasu potrzebnego na wykonanie zadań (estymacji),
• punktów sprintu,
• niestandardowych pól liczbowych lub wartości pieniężnych.

ClickApps do współpracy

1. Nagrywanie ekranu
Dzięki aplikacji ClickUp możesz łatwo nagrywać swoje działania na ekranie oraz dźwięk. Masz do wyboru dwie opcje uruchomienia nagrywania z poziomu zadania: nagranie ekranu oraz samego dźwięku. To świetne narzędzie, które ułatwia dzielenie się wiedzą i informacjami z zespołem w sposób bardziej interaktywny.

Aby uruchomić nagrywanie ekranu i dźwięku z poziomu dolnego menu, należy wybrać opcję „Record Clip”.

2. Redagowanie zespołowe
Edycja zespołowa oznacza, że wszyscy w obszarze roboczym mogą jednocześnie edytować dokumenty, informacje o liście, opisy zadań i celów oraz karty tekstowe.

3. Wieloosobowe przypisywanie
Jak sama nazwa wskazuje, jest to związane z przypisaniem wielu osób do jednego zadania. W większości przypadków odradzamy korzystanie z tej funkcji, ponieważ lepiej jest przypisać większe zadanie do jednej osoby odpowiedzialnej, a następnie podzielić je na mniejsze podzadania i przypisać do poszczególnych członków zespołu.

4. Giphy
Aktywacja tej aplikacji umożliwi dodawanie animowanych obrazków (zwanych giphys) do komentarzy, podobnie jak na poniższym zrzucie ekranu. Po wpisaniu tekstu, można wprowadzić komendę „/giphy” i następnie wpisać słowo kluczowe, aby system przeszukał dostępne grafiki. Następnie można kliknąć przycisk „Shuffle”, aby zmienić giphys na inny.

5. Reakcje na komentarze „Emotikony”
Ta funkcja umożliwia dodawanie emotikonów jako reakcji na komentarze.

6. Zoom
Możemy rozpocząć dyskusję Zoom bezpośrednio z poziomu zadania. Wystarczy kliknąć niebieską ikonę kamery, oznaczoną na poniższym zrzucie ekranu.

7. Wątkowe komentarze
Aplikacja ClickUp umożliwia wątkowe komentowanie już istniejących komentarzy w ramach danego zadania. Na przykład, jeśli pięć osób dodało pięć różnych komentarzy, każdy z nich może wymagać Twojej odpowiedzi. Dzięki temu możesz dodawać komentarze do każdego zadania i nic nie zostanie przeoczone w dyskusji.

8. Kto jest online
Ta funkcja pozwala sprawdzić, czy dany użytkownik jest zalogowany w systemie ClickUp. Osoba ta jest oznaczona zieloną kropką obok swojego awatara.

ClickApps dla organizacji

1. Pola niestandardowe „Custom fields”

Funkcja ta jest bardzo przydatna, ponieważ pozwala nam ujednolicić oraz uporządkować dane wprowadzane w zadaniach, takie jak numery telefonów, dane dostępowe, adresy, listy wyboru, etykiety i wiele innych elementów. Dodatkowo, dzięki polom niestandardowym, możemy uzyskać dodatkowe elementy raportowe, które pomagają w pracy. Na przykład, jeśli w firmie produkcyjnej dodamy pole z listą wyboru „Etap produkcji” i połączymy je ze statusami, uzyskamy świetne narzędzie do kontroli i zarządzania pracą. Na przykład, etap produkcji „Grafika 3D” może mieć status „Do realizacji”, co oznacza, że grafik jeszcze się tym zadaniem nie zajął, lub status „W realizacji”, co oznacza, że prace nad grafiką już trwają. Poniższe pola to przykład, jak używa się ich w ClickUp CRM.

2. Niestandardowe identyfikatory zadań „Task IDs”

Ta funkcja pozwala przypisywać specjalne numery do każdego zadania. Numery mogą być generowane automatycznie przy zadaniach, można też w określonym space zmienić ich konfiguracje, aby miały określony układ, co pozwala na dostosowanie do indywidualnych preferencji.

3. Tagi

Tagi to funkcja, która pozwala dodatkowo oznaczyć zadanie. Na przykład, jeśli pewna część pracy dotyczy materiałów szkoleniowych, to takie zadanie może otrzymać odpowiedni tag, jak na poniższym screenie. Można później w odpowiednich widokach zastosować filtry, aby pokazać lub ukryć odpowiednie zadania. Funkcja ta pozwala na łatwe grupowanie zadań i szybkie ich wyszukiwanie.

4. Zakładka dokumenty „Docs Home”

Zakładka ta umożliwia porządkowanie i zarządzanie dokumentami. Znajduje się ona na dole lewego paska bocznego. Dzięki niej możemy przejrzeć wszystkie dokumenty, te przypisane tylko do nas, opublikowane lub prywatne.

5. Zagnieżdżone podzadania

Dzięki tej aplikacji możemy tworzyć zagnieżdżone podzadania. Na przykładzie poniższego zrzutu ekranu widać, że można określić poziomy zagłębień subzadań. Jest to bardzo przydatne narzędzie do organizacji i hierarchizacji zadań w bardziej skomplikowanych projektach.

Po włączeniu tej funkcji tak może wyglądać poziom zagłębień subzadań:

6. Piorytety

Funkcja priorytetów pozwala na organizację pracy poprzez nadawanie odpowiedniego znaczenia priorytetom dla poszczególnych zadań. Priorytety można ustawić w każdym zadaniu poprzez kliknięcie wybraną pozycję, jak na poniższym zrzucie ekranu. Dzięki temu łatwiej zauważyć zadania, które wymagają pilnej uwagi i skupienia się na nich w pierwszej kolejności.

7. Domyślne widoki prywatne

Widoki, które tworzymy, możemy oznaczyć jako prywatne. Dzięki temu tylko my będziemy mieli dostęp do tych elementów. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję „Private view” podczas tworzenia widoku, jak pokazano na poniższym screenie.

ClickApps dla raportowania

1. Dashboards – Pulpity nawigacyjne

Jest to narzędzie do tworzenia różnych widoków raportowych na podstawie wielu dostępnych elementów. Panel dasboard znajduje się w lewym bocznym pasku pod nazwą „Dasgboards”.

2. Puls

Ta funkcja pozwala szybko sprawdzić, kto jest w danym momencie dostępny i nad czym pracuje. Użytkownik ma możliwość przeglądania raportów z innych dni (prawy górny róg na poniższym obrazku) oraz przejścia do konkretnych osób, aby zobaczyć, jakie zadania aktualnie wykonują.

3. Mierzenie czasu

Funkcja pomiaru czasu umożliwia dokładne odmierzanie czasu poświęconego na konkretne zadania i ich podzadania. Można to robić na bieżąco, klikając na ikonę z zielonym stoperem w polu „Śledzenie czasu”, jak pokazano na poniższym obrazku, a następnie zatrzymać czas po zakończeniu pracy. Warto pamiętać, że gdy przechodzimy do pracy nad innym zadaniem i ponownie klikniemy start licznika czasu, poprzednie zadanie automatycznie zostanie zatrzymane. W przypadku natychmiastowego rozpoczęcia pracy nad nowym zadaniem nie ma potrzeby klikania przycisku „Stop” w celu zatrzymania odmierzania czasu.

Jeśli będzie to konieczne, istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia czasu:

4. Podsumowanie mierzenia czasu z zadań i subzadań

Ta funkcja pozwala zliczać czas w zadaniu głównym z subtasktów. Oznacza to, że jeśli czas pracy został zarejestrowany tylko dla podzadań, a nie dla samego zadania głównego, to po użyciu tej funkcji uzyskamy pełny czas poświęcony na całe zadanie. Na przykładzie poniżej widać, że zadanie główne ma tylko 17 minut, ale czas pracy na podzadaniach jest znacznie większy.

5. Całkowity czas w statusie

Ta funkcja umożliwia analizowanie, jak długo dane zadanie pozostawało w określonym statusie.

Podsumowując

Wykorzystanie ClickApps może przynieść wiele korzyści dla Twojego biznesu, ale kluczowe jest, aby zrobić to właściwie. Najlepsze praktyki i wskazówki przedstawione powyżej pomogą Ci osiągnąć sukces w korzystaniu z tej platformy. Pamiętaj, że regularne aktualizowanie aplikacji i śledzenie ich wydajności są kluczowe dla utrzymania Twojego biznesu na szczycie. Ostatecznie, ClickApps to potężne narzędzie, które może pomóc Ci osiągnąć sukces w prowadzeniu biznesu online, a korzystanie z niego w pełni pozwoli Ci wykorzystać wszystkie możliwości tej platformy.

Więcej artykułów od naszych ekspertów