Wykorzystanie funkcji e-mail do komunikacji z zewnętrznymi podwykonawcami oraz kontroli zadań zlecanych na zewnątrz

Często, aby zrealizować określone zadanie, niezbędne jest zlecenie części prac na zewnątrz. Wyzwaniem jest taka konfiguracja ClickUp, aby mieć pełną kontrolę nad realizacją zewnętrznego zlecenia, wgląd w całą komunikację, a także kontrolę ilości i czasu trwania poszczególnych zleceń. Pomocna w takich sytuacjach jest funkcja e-mail w ClickUp, która dobrze wykorzystana i połączona ze skonfigurowaną do tego listą zapewnia w pełni automatyczny proces.

Funkcję e-mail można wykorzystać na wiele sposobów, a łącząc ją z innymi funkcjami ClickUp można cyfryzować wile procesów biznesowych. Poniżej kilka przykładów:

1. Serwisant techniczny, pracownik pracujący w terenie – przekazanie danej osobie jedynie prostej informacji co, gdzie i ewentualnie jak ma wykonać.
2. Klienci – informowanie Klienta o postępach prac bądź ustalanie z Klientem ważnych spraw związanych z realizowanym projektem.
3. Partnerzy biznesowi, podwykonawcy oraz instytucje publiczne – obsługa zleceń, pism i zewnętrznej dokumentacji niezbędnej do realizacji naszych projektów, które można przekazać drogą mailową.
4. Zarządzanie zleceniami zewnętrznymi wraz z pełną historią komunikacji.

Funkcja „Email z zadania” pozwala:

• Szybko skontaktować się z określoną osobą bez konieczności używania dodatkowego narzędzia do obsługi poczty e-mail.
• Wysłać wiadomość e-mail bezpośrednio z poziomu danego zadania ClickUp, co umożliwia zachowanie kompletnego wglądu w historię komunikacji.
• Odebrać wiadomość zwrotną i również zachować jej treść w historii danego zadania, co ułatwia kontrolowanie i analizowanie postępu realizacji zadań oraz zewnętrznych zleceń.
• Kontrolować i analizować wszelkie zewnętrzne zlecenia oraz stan ich realizacji.
• Wdrożyć proces zatwierdzania zlecenia zewnętrznego i wysłania wiadomości do zleceniobiorcy poprzez zmianę statusów lub custom fields.
• Automatycznie realizować komunikację oraz otrzymywać powiadomienia z poziomu ClickUp.

Przykład użycia funkcji Email z ClickUp z zastosowaniem automatyzacji zatwierdzenia zlecenia przez przełożonego, pełnej komunikacji z podwykonawcą

W jednej z firm, którą obsługujemy przy wdrożeniu ClickUp zaimplementowaliśmy rozwiązanie wspierające e-mailowe informowanie zewnętrznego serwisanta o powstałym problemie. Zgłoszenia techniczne są zbierane w jednej liście, dodaliśmy funkcję zatwierdzania zgłoszeń przez Project Managera oraz automatyzację komunikacji mailowej z serwisantem.

Dalsza część tego wpisu zawiera szczegółowy opis, jak to rozwiązanie działa w praktyce, krok po kroku, wraz z informacją, co i jak zostało skonfigurowane.

1. Pracownicy naszego klienta mają stworzoną listę dedykowaną do zgłoszeń technicznych. Zakładają zadanie w tej liście, wprowadzają temat, opis zadania oraz ustawiają status „Do realizacji”. Następnie zadanie zostaje przypisane do odpowiedniego Project Managera, który dokonuje weryfikacji i zatwierdza zgłoszenie.

2. Project Manager jest odpowiedzialny za weryfikację każdego zgłoszenia serwisowego, które trafia do listy z ustawionym statusem „Do realizacji”. Jeśli zgłoszenie jest poprawne, Project Manager zmienia status zadania na „Realizowane”. Ta zmiana statusu uaktywnia automatyzację, która wysyła z poziomu zadania automatyczny mail, a wiadomość ta pojawia się jako komentarz do zadania.

Poniżej opisujemy, jak została skonfigurowana automatyzacja, o której mowa powyżej:

• W polu „To”, czyli pole adresata wiadomości e-mail mamy ustawiony stały adres e-mail do serwisanta zewnętrznego.
• Temat wiadomości e-mail tworzy się automatycznie z nazwy zadania „Task name”.
• Treść wiadomości email jest wstępnie przygotowana w formie szablonu z funkcją pobierania różnych danych z zadania w ClickUp. Zawiera nazwę zadania („Task name”), cały opis zadania („Task description”), link do zadania w ClickUp („Task link”) oraz informacje o tym, kto utworzył zadanie („Creator username”).

3. Serwisant po ukończeniu swojej pracy lub w przypadku pytań może za pośrednictwem zwrotnej wiadomości email (odpowiedź na mail ze zgłoszeniem) przekazać określoną wiadomość. Trafia ona do zadania, dzięki czemu mamy zachowaną historię całej komunikacji. Osoba, która stworzyła zadanie, otrzymuje stosowne powiadomienie o nowej wiadomości i może na nią odpowiedzieć bezpośrednio z poziomu zadania.

4. Po zakończeniu pracy z danym zadaniem Project Manager, który jest odpowiedzialny za to zgłoszenie, oznacza zadanie jako ukończone.

Korzystanie z funkcji komunikacji mailowej w ClickUp ma wiele korzyści. Dzięki niej możesz zachować pełną historię korespondencji z klientami lub innymi członkami zespołu w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie projektami i pozwala zaoszczędzić czas na przeszukiwanie skrzynek pocztowych w poszukiwaniu konkretnych wiadomości. Nie tracisz czasu na przechodzenie między ClickUp a narzędziem do obsługi poczty e-mail. Ponadto funkcja ta umożliwia szybkie i łatwe przesyłanie plików oraz linków do innych zadań w ClickUp, co jeszcze bardziej ułatwia pracę i usprawnia procesy. Dzięki temu nie musimy przeskakiwać między różnymi narzędziami, co pozwala nam skupić się na realizacji zadań i osiąganiu celów.

Po przełączeniu się z funkcji komentarza na funkcję wysyłania wiadomości email z zadania, przycisk „COMMENT” zmieni swoją nazwę na „SEND EMAIL”.

2. Jednocześnie w miejscu wprowadzania komentarza pojawi się widok wiadomości email (poniższy screen), w której uzupełniamy niezbędne dane i przygotowujemy wiadomość do wysyłki. Dostępne są następujące opcje:

• W polu „From” znajduje się adres e-mail do obsługi poczty. Możemy wybrać inny adres do wysyłki, klikając na ten adres i wybierając jeden z adresów skonfigurowanych w ClickUp.
• W polu „To” wprowadzamy adresy e-mailowe odbiorców naszej wiadomości. Można wpisać więcej niż jeden adres. Jeśli w zadaniu zostało użyte pole niestandardowe „Email”, system ClickUp automatycznie rozpoznaje ten adres i sugeruje jego użycie jako odbiorcy wiadomości.
• W prawym górnym rogu mamy do dyspozycji opcje dodania odbiorców jako „Cc”, czyli „Do wiadomości” oraz „Bcc”, czyli „Ukryci do wiadomości”
• „Subject” to temat wiadomości.
• „Say someting or type ‘/’ for commands” to miejsce, w którym wpisujemy naszą treść wiadomości.
• „+ Add signature” to opcja pozwala na dodanie podpisu do wiadomości. Jeśli w ClickUp mamy już dodane podpisy, pojawi się opcja wyboru spośród nich. W przypadku braku zapisanych podpisów, pojawi się opcja dodania nowego podpisu do bazy.
• Ikony pod podpisem umożliwiają kolejno:
  – użycie emotek w treści maila,
  – użycie szablonów e-maili jeżeli mamy takie stworzone,
  – przejścia do ustawień poczty e-mail,
  – dodania załącznika.

Porada:
Jeśli przez pomyłkę dodasz wiadomość e-mail jako komentarz, skopiuj treść, przełącz się na funkcję e-mail i wyślij ją ponownie jako wiadomość e-mail. Dodanego komentarza nie można edytować i wysłać jako wiadomość e-mail. Z drugiej strony, jeśli dodajesz komentarz i zdecydujesz, że chcesz go wysłać jako wiadomość e-mail, po prostu zmień funkcję z ikony „komentarz” na ikonkę „koperta”. Automatycznie zostanie to przekształcone w wiadomość e-mail.

3. Na koniec klikamy „SEND EMAIL”.

4. Jeżeli odbiorca wiadomości odpowie na ten email, odpowiedź trafi do zadania jako nowy komentarz. Dzięki temu cała historia komunikacji jest zapisana w zadaniu i łatwo możemy śledzić postępy w pracy.

Jak włączyć funkcję e-mail

1. Aby włączyć funkcję e-mail, należy przejść do ustawień w ClickUp, a następnie wybrać zakładkę „ClickApps”. Tam znajduje się baza wszystkich dostępnych aplikacji.

2. W zakładce „ClickApps” znajduje się baza wszystkich dostępnych aplikacji. Wyszukaj aplikację „Email” i włącz ją, wybierając Space, w którym ma działać funkcja wysyłania wiadomości e-mail z zadania. Na przykładzie widać, że zostały wybrane 4 Space’y.

3. Kolejnym krokiem jest dodanie adresu mailowego do obsługi poczty email w systemie ClickUp. Ta skrzynka będzie odpowiadać za wysyłkę i odbieranie wiadomości e-mial w ClickUp. W systemie może być dostępna większa ilość skrzynek obsługujących korespondencję.

Adres e-mailowy do obsługi poczty można dodać na dwa sposoby:

3.1. Z poziomu ustawień (Setting/Integrations).

Po wejściu do zakładki odpowiedzialnej za integrację należy wybrać z dostępnych opcji „Email”.

Następnie należy dodać adres e-mail, który będzie służył do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail. W ClickUp dostępne są różne rozwiązania, które można wybrać z dostępnej listy, przedstawionej na zrzucie ekranu. W zależności od wybranej opcji należy wprowadzić różne dane, takie jak e-mail, login, hasło, porty, adresy hostów IMAP i SMTP, lub po prostu zalogować się na swoje konto Google.

Porada: jeżeli nie wiesz, jak połączyć ClickUp za pomocą protokołu IMAP lub nie znasz danych do portów i hostów SMTP oraz IMAP, skontaktuj się z firmą obsługującą Twoją pocztę. Twój operator poczty email dostarczy niezbędne dane.

Jeśli chcesz dodać kolejny adres, to widok obszaru będzie podobny do przedstawionego na poniższym zrzucie ekranu. Aby dodać nowy adres, należy skorzystać z przycisku „Dodaj nowy” („+ Add new”).

3.2. Drugim sposobem dodania adresu do obsługi poczty email jest dodanie go bezpośrednio z poziomu zadania.

Jeśli jeszcze nie dodaliśmy skrzynki pocztowej w ustawieniach, ale chcemy wysłać pierwszą wiadomość email z zadania, należy skorzystać z opcji wysyłki email, którą można włączyć, klikając na ikonkę koperty obok przycisku „COMMENT” i przełączając się między funkcją komentarza a wiadomością email.

Należy kliknąć ikonkę koperty, w polu „From” pojawi się buton „Link an email”, a po jego kliknięciu zostaniemy przekierowani do widoku z poprzedniego kroku, w którym konfigurujemy skrzynkę pocztową do obsługi wiadomości e-mail.

Podsumowując, skuteczne wykorzystanie e-maila w kontakcie z podwykonawcami oraz w kontroli zadań zlecanych na zewnątrz wymaga uważnej organizacji i wykorzystania odpowiednich narzędzi. Dostosowanie procedur współpracy do indywidualnych potrzeb firmy oraz zdefiniowanie zasad komunikacji i oceny pracy podwykonawców stanowią klucz do sukcesu. Prawidłowo zaimplementowana strategia wykorzystania e-maila w relacjach z zewnętrznymi podwykonawcami może znacznie zwiększyć efektywność pracy oraz przyczynić się do osiągnięcia zamierzonych celów biznesowych.